Die besten Projektmanagement-Apps

Projektmanagement bestand früher vor allem aus Tafeln, Klebezetteln, Projektmappen und überhaupt einem großen Durcheinander im Büro. Wie viele Bereiche des Arbeitslebens hat das Internet auch dieses Feld erheblich verändert. Heutzutage können Sie aus einer Vielzahl von Programmen wählen, die die Projektarbeit und Kommunikation am Arbeitsplatz leichter und übersichtlicher machen. Die meist SaaS/PaaS-basierten Internetplattformen können dabei von fast jedem Gerät aufgerufen und benutzt werden, was das gemeinsame Arbeiten im Büro oder über räumliche Entfernung hinweg um ein Vielfaches vereinfacht.

Viele Projektmanagement-Apps kombinieren Features aus sozialen Netzwerken mit Planungstools und Projektthreads, um möglichst viele Aufgaben abzudecken. Oft laufen Planung, Kommunikation, persönliche Chats, Kalender, Termine, Nachrichten, Umfragen, E-Mails usw. komplett über eine Plattform. Dabei eignen sich die meisten Apps sowohl für größere Betriebe als auch für kleinere Teams oder gar Selbstständige, die sich als Projektplaner besser organisieren möchten. Während einige Anbieter ihre Plattformen lieber aufgeräumt und übersichtlich halten, finden andere Entwickler wiederum innovative Lösungen für den Arbeitsalltag.

Gerade weil Projektmanagement-Apps so vielfältig daherkommen, ist es oftmals schwierig, die passende Plattform für sich und sein Team zu finden. Preislich gibt es auch Unterschiede: Die meisten bieten zwar kostenlose Versionen an, diese sind allerdings begrenzt auf einen gewissen Zeitraum oder in ihrer Funktionalität stark eingeschränkt. Daher gilt: Wer für den Arbeitsplatz eine Projektmanagement-Plattform einrichten möchte, sollte bereit sein, dafür zu bezahlen. Wir stellen Ihnen 5 der besten Apps für die Projektplanung vor.

Slack

Slack kann man unter den Kollaborationstools durchaus als Branchenprimus bezeichnen. Projektmanagement läuft bei Slack vor allem über Kommunikationschannels wie Chats und Projektthreads. Einzelne Chatverläufe zwischen Mitgliedern des Teams werden genauso in eigene Channels untergebracht wie Unterhaltungen, die sich von den Hauptthreads abspalten. Bei Slack geht so kein Kommunikationsverlauf verloren. Außerdem verfügt Slack über Einzelgespräche per Video (kostenlose Version) und Videokonferenzen in der Gruppe (kostenpflichtige „Standard“- und „Plus“-Versionen).

Slack eignet sich vor allem dann, wenn Ihr Team ein schnelles und effizientes Tool für die interne Kommunikation sucht. Durch die Integration vielfältiger Apps und Bots kann man Slack aufrüsten, um die Funktionalität zu erweitern.

Die große Auswahl an Apps für Slack entfaltet das Potenzial der Plattform. Vor allem die Einbindung anderer Projektmanagement-Apps wie Asana und Trello (die wir auch vorstellen) ist hilfreich, wenn Sie etwa die Kommunikation unter Kollegen auf Slack durchführen, aber das konkrete Projektmanagement lieber über eine andere Plattform laufen lassen möchten.

Für Teams, die primär eine Chatplattform benötigen, ist Slack eine hervorragende Wahl. In puncto Umfang und Funktionalität für Arbeitsgruppen und Projektteams eignen sich womöglich die Apps, die wir im weiteren Verlauf vorstellen werden, besser. Denn Kommunikation läuft über die anderen Tools auch, nur eben nicht so elegant und schnell wie auf Slack. Zudem ist Slack grundsätzlich in der kostenlosen Version auch für größere Teams gut nutzbar (bis zu 10 Apps und Back-ups von bis zu 10.000 Nachrichten), während die anderen Apps teilweise Geld verlangen, um eine gute Funktionalität zu bieten oder überhaupt nutzbar zu sein. Daher gilt: Wenn Sie nach einer kostenlosen Kommunikationsplattform für Ihr Team suchen, sind Sie bei Slack gut aufgehoben.

Sie können dank den mobilen Apps (Android und iOS) auch unterwegs auf Slack zugreifen, auch wenn es aufgrund des kleineren Formats an Übersichtlichkeit und Funktionalität einbüßen. Wie bei anderen Projektmanagement-Plattformen gilt: Mobile Apps sollten für die Unterstützung unterwegs, aber niemals als primäre Software herhalten. Die meisten Projektmanagement-Apps sind eindeutig für den Webbrowser am PC optimiert.

Es sind unterschiedliche Pakete der Software erhältlich: Die „Standard“-Version von Slack gibt es für ungefähr 6 Euro pro Nutzer und pro Monat. Neben unbegrenzten Apps schalten Sie u. a. die Videokonferenz-Funktion frei. Die „Plus“-Variante kostet etwa das Doppelte und bietet erhöhte Compliance, besseren Datenschutz sowie einen garantierten Service. Slack Enterprise Grid richtet sich an Großkunden und macht aus Slack eine mächtige Workspace-Plattform. Hierbei muss der Preis mit Slack direkt verhandelt werden.

Vorteile Nachteile
Hervorragende Chatplattform Keine Komplettlösung für Unternehmen
Einbindung von Apps erhöht Funktionalität Aufbau als Chatprogramm durchaus Geschmackssache
Einsteigerfreundlich Vermehrt Berichte über stundenlange Ausfälle
Videoanrufe Kostenlose Version speichert nur 10.000 Chatnachrichten
Kostenlose Version kann unbegrenzt viele Mitarbeiter aufnehmen  

Asana

Asana zählt zu den weltweit bekanntesten und meistverwendeten Plattformen. Das aufgeräumte Design weiß ebenso zu gefallen wie die intuitive und problemlose Verteilung von Aufgaben. Die Benutzeroberfläche von Asana kann man als relativ minimalistisch bezeichnen. Gegenüber der Konkurrenz ist Asana daher besonders Einsteigern zu empfehlen, die obendrein mit einem guten Guide an die Projektmanagement-App herangeführt werden.

Mit Asana lassen sich Projekte wie eigene Threads anlegen. In diesen Threads können Inhalte geteilt und bearbeitet werden. Zugewiesene Projektmitarbeiter haben bestimmte Rechte, die Sie festlegen. In der Projektansicht selbst können Sie diskutieren, Unteraufgaben bestimmen, Feedback geben, Fristen setzen und vieles mehr. Sie können einzelne Projektthreads auch farblich hervorheben, um die Übersicht zu verbessern.

Diese Projektthreads werden anschließend in Kalender und Dashboard integriert und mit anderen gesammelt. So entsteht eine gute Projektübersicht. Im Allgemeinen lässt sich der Workflow auf Asana sehr gut nachvollziehen. Asana funktioniert dabei über Accounts, also müssen sich Manager und weitere Teammitglieder registrieren, um das Webtool oder die mobilen Apps zu nutzen. Dann können sich Ihre Mitglieder bestimmten Teams und Projekten anschließen oder zugewiesen werden. Darüber hinaus lassen sich Teilaufgaben an bestimmte Mitarbeiter binden.

Die Philosophie von Asana ist das gemeinsame, offene Arbeiten. So kann jedes Teammitglied standardmäßig alle Informationen und Inhalte der Projekte und Aufgaben bearbeiten. Hierzu sollten natürlich klare Regeln gesetzt werden, denn die Nutzerfreiheit kann immer auch zu Fehlern führen, etwa einem Datenverlust wegen mangelnder Kommunikation. Das Tool ist somit ideal für weniger hierarchisch geführte Teams, die offen miteinander arbeiten. Traditionellere Arbeitskreise mit klar definierten Zuweisungsbefugnissen sind bei Asana eher schlecht aufgehoben.

Zusätzlich zum webbasierten Haupttool bietet Asana Apps für Android und iOS, die jedoch relativ rudimentär sind. Mit der mobilen App können Sie Aufgaben erstellen und bearbeiten, neue persönliche Meldungen empfangen, Dateien anhängen und Zugriff auf Ihren individuellen Posteingang bekommen. Asana ist ohne Zweifel für den Browser am Computer optimiert. Hier können erfahrenere Nutzer das Tool auch mit vielen Keyboard-Shortcuts navigieren, um noch effizienter mit Asana zu arbeiten.

Löblich ist darüber hinaus die Einbindung von externen Tools. Viele verschiedene Mikrotools lassen sich auf Asana schnell und problemlos aktivieren, dazu zählen die bekanntesten Cloud-Services wie Google Drive und Dropbox, Entwicklertools wie GitHub, CMS wie WordPress und viele mehr.

Hinsichtlich Datenschutz gilt Asana als sicher. Reguläre Server-Back-ups sollen Datenverluste verhindern, die Server-Hardware soll sich auf dem technisch höchsten Stand befinden. Zusätzliche Firewalls sollen die Sicherheit für Nutzer verstärken. Doch wie bei den meisten SaaS/PaaS-Apps gilt auch bei Asana: Mit Ihren Anmeldedaten können Unbefugte einfach Zugriff erlangen, und das von überall. Für die eigene Datensicherheit und die des Betriebs ist der Nutzer nach wie vor der Hauptverantwortliche.

Asana kann in der kostenlosen Variante nur bis zu 15 Teammitglieder aufnehmen, bietet aber alle Basisfunktionen. Für ca. 6–10 Euro pro Nutzer und pro Monat wird dieses Limit aufgehoben und viele Features wie Dashboards und die Suchfunktion gewinnen deutlich an Umfang. Es gibt noch eine Version für Großkunden, die mit persönlichem Support und mehr Datenkontrolle wirbt. Hierbei muss der Preis mit Asana direkt verhandelt werden.

Vorteile Nachteile
Sehr übersichtlich und eingängig, äußerst einsteigerfreundlich Keine Offlinefunktionalität
Kostenlose Variante für kleine Teams mit umfassender Funktionalität Für größere Teams mit mehr als 15 Mitgliedern in der kostenlosen Variante nutzlos
Schnelle und flüssige Verwendung dank Keyboard-Shortcuts Eingeschränkte Einbindung von Medien, sperrigen Arbeiten mit Grafiken
Umfangreiche Unterstützung externer Tools namhafter Anbieter Keine echte Funktionalität fürs Finanzen- und Ressourcenmanagement

Trello

Bei Trello trifft Innovation auf spielerische Elemente. Organisation heißt hier, gemeinsam eine Art Kanban-Board zu gestalten. Dabei laufen Einträge, Projekte, Diskussionen, Chats usw. über Karten, die man auf dem Brett von einer Liste per Drag-and-Drop in eine andere verschieben kann. So lassen sich Karten einfach Kategorien unterordnen und ein Workflow übersichtlich abbilden.

Die Karten sind dabei höchst interaktiv. Auf einer Karte können Sie Teammitglieder verlinken, damit diese mitwirken können. Außerdem lassen sie sich mit vielen Inhalten bestücken, u. a. mit Texten, Bildern, Diskussionen und Links zu den wichtigsten Funktionen.

Trello wechselt nicht das Fenster, wenn Karten geöffnet werden. Das macht das Tool schnell und einfach in der Bedienung. Mit sogenannten Power-Ups, also integrierten Apps, kann man Karten zusätzlich bestücken. Mit Giphy können Sie etwa jeder Karte eine Bilddatei geben, um sie hervorzuheben und noch individueller zu machen.

Allerdings können Sie in der kostenlosen Version von Trello nur ein einziges Power-Up aktivieren. Das schränkt den Funktionsumfang des Webtools erheblich ein. Um dieses Limit aufzuheben, ist ein Upgrade auf „Trello Business Class“ für etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat nötig. Ferner wirbt diese Version mit erhöhter Sicherheit für Ihre Daten und einen verbesserten Überblick, wenn Sie Mitglied auf mehreren Boards sind.

Vorteile Nachteile
Spielend leichte Verwendung, sehr einsteigerfreundlich Kostenlose Version erlaubt nur ein Power-Up
Sehr übersichtlich durch intuitives Kartensystem Keine Zuweisung von Unteraufgaben in Karten/Projekten
Ansprechendes Design mit hohem Spaßfaktor Eher rudimentäre Kalenderfunktion
Unterstützt multiple Boards und Mitglieder auch in der kostenlosen Version  

Basecamp 3

Basecamp bewirbt sich als Allround-Lösung für Unternehmen. Dabei gibt sich die Nutzeroberfläche ähnlich aufgeräumt und intuitiv bedienbar wie Trello, die einzelnen Funktionen gehen aber deutlich mehr in die Tiefe – zulasten der Einsteigerfreundlichkeit. Dabei eignet sich Basecamp sowohl für kleine und große Teams. Durch die Breite an Funktionen ist ein gewisses Training mit der Plattform notwendig, um sie wirklich effizient zu nutzen. Das kann sich aber lohnen: Basecamp ist eine insgesamt mächtige Projektmanagement-App. Sie müssen jedoch bereit sein, über kurz oder lang zu zahlen, denn kostenlos können Sie Basecamp nur 30 Tage lang nutzen.

Fakt

Basecamp gibt es derzeit nur auf Englisch!

Haben Sie Ihr Basecamp eingerichtet, werden Sie von einer eher spartanisch designten Benutzeroberfläche begrüßt. Jedes Team und jedes Projekt, das sie eingerichtet haben, bekommt seine eigene Seite, auf die Sie von hier aus navigieren können. Zudem stehen Ihnen Links zu persönlichen Aufgaben, Lesezeichen, Termine etc. und eine Suchfunktion zur Verfügung, um sich möglichst schnell in Basecamp zurechtzufinden. Klicken Sie auf ein Team oder ein Projekt, gelangen Sie auf die jeweilige Seite, von der aus das jeweilige Team bzw. das Projekt gemanagt wird.

Von einer Teamseite aus erhalten Sie Zugriff auf alle wesentlichen Funktionen und einen personalisierten, scrollbaren Tagesfeed, der die wichtigsten Neuigkeiten und Aufgaben des Tages für das Team zusammenfasst. Die Funktionen umfassen Chaträume, die für die schnelle Kommunikation gedacht sind, Foren für das Teilen umfangreicherer Inhalte, To-do-Listen und einen Kalender für das strukturierte Arbeiten, ein Mediencenter sowie automatische Check-ins. Projektseiten sind nahezu identisch zu Teamseiten.

Über die obere Navigationsleiste können Sie Kurznachrichten an Mitglieder schicken („Pings“). Außerdem haben Sie ähnlich wie bei sozialen Netzwerken einen Benachrichtigungsbutton („Hey!“), der sich zudem individuell einstellen lässt, z. B. können Sie Benachrichtigungen während Ihrer Freizeit ganz deaktivieren. „Activity“ fasst alle vergangenen Aktivitäten im Basecamp übersichtlich in einer Timeline zusammen. So vollziehen Sie am besten nach, was während Ihrer Abwesenheit geschehen ist.

Basecamp kann nur einen Monat kostenlos getestet werden, dann kostet es monatlich etwa 100 Euro bzw. 1.000 Euro jährlich (für ein gesamtes Team). Dafür ist dieses Modell sehr einfach: Sie schalten Basecamp einfach frei und können dann beliebig viele Projekte und Teams anlegen sowie beliebig viele Mitglieder in Ihr Basecamp aufnehmen.

Vorteile Nachteile
Umfangreiche Funktionen Kostenlos nur 30 Tage nutzbar
Sehr einfaches Bezahlmodell, verhältnismäßig günstige App Keine umfassenden Anpassungsmöglichkeiten
Unbegrenzte Anzahl von Teams und Projekten Sehr schlichtes, trockenes Design
Schnell und stabil Keine deutsche Version

Wrike

Bei Wrike ist zunächst die Ähnlichkeit zu Slack sehr auffällig. Beide Programme setzen auf ein ähnliches Design und die Unterteilung von Chatkanälen. Während Slack jedoch für die Kommunikation unter Teams optimiert ist, will Wrike für Teams und Unternehmen ein möglichst breitgefächertes Angebot liefern. In der Tat geht Wrike erheblich mehr in die Tiefe und ist für Einsteiger daher nur bedingt geeignet. Die kostenlose Version ist außerdem nur 14 Tage verwendbar.

Wrike verfügt in der Projektansicht über Features, die sehr stark an Trello erinnern. Auch hier können Sie Listen mit Karten anlegen, die in der Detailansicht vielfältig anzupassen sind, so lassen sich den Karten hauptverantwortliche Mitarbeiter zuteilen und Teilaufgaben bestimmen. Anschließend verschieben Sie diese Karten leicht per Drag-and-Drop, um einen einfach nachzuvollziehenden Workflow zu generieren. Wrike scheint viele seiner Funktionen und Designentscheidungen bei der Konkurrenz abgeguckt zu haben, was sich positiv auf die Leistungsfähigkeit und die Übersichtlichkeit des Tools auswirkt, aber zuweilen auf Kosten der Handhabbarkeit geht.

Die obere Navigationsleiste ist ähnlich praktisch wie bei Basecamp. Hier können Sie auf Ihren persönlichen Posteingang zugreifen und eine Übersicht über Ihre erledigten und zu erledigenden Aufgaben einsehen. Außerdem finden Sie hier individuelle Dashboards, an denen verschiedene Teammitglieder mitwirken können. Unter „Berichte“ haben Sie Zugriff auf verschiedene Tools zur Erstellung von Reports. Der „Stream“ ist ein praktisches Aktivitätenprotokoll, mit dem Sie alle Vorgänge in Wrike nachvollziehen können. Das ist auch nötig, denn Wrike ist in seinen Funktionen äußerst umfangreich. Löblich ist die Breite an Optionen, wie dieser Stream dargestellt werden kann, etwa als Tabelle oder Zeitleiste.

Schmerzlich vermisst werden in Wrike umfassende Chatfunktionen und eine schnelle Kommunikation zwischen Privatpersonen. In der jetzigen Form eignet sich die App gut für das Projektmanagement, allerdings würde eine Verbesserung der Kommunikationsstruktur das Programm insgesamt abrunden.

Für Wrike stehen mobile Apps (Android und iOS) zur Verfügung, die alle wichtigen Funktionen abdecken, in der Handhabung allerdings noch komplexer daherkommen als das webbasierte Haupttool. Hier gilt ebenso: Die mobilen Apps sollten Sie nur ergänzend und nicht primär nutzen.

Wrike ist in der kostenlosen Version nur 14 Tage nutzbar. Es steht zu bezweifeln, dass dieser Zeitraum genügt, das Tool umfassend auszuprobieren. Der Preis von Wrike richtet sich nach der Teamgröße: Ein Team von 15 Mitarbeitern kann die App für etwa 350 Euro im Monat nutzen; bei einer Teamgröße von 15 bis 50 Mitarbeitern muss man die teurere Business-Version kaufen. Die Kosten für einen Betrieb mit 30 Personen belaufen sich dann auf monatlich ca. 740 Euro. Ab 50 Mitgliedern braucht man die komplette Enterprise-Version, wobei hier die Kosten mit Wrike abgeklärt werden müssen.

Gegenüber der Konkurrenz ist Wrike insgesamt eine teure Plattform, sowohl für kleine Teams als auch für mittelgroße Betriebe. Tendenziell finden kleinere Teams bis 10 Personen bei der Konkurrenz günstigere Apps, die obendrein auch weniger komplex sind. Schließlich werden viele Features von Wrike, etwa Analysetools und Workflow-Management, erst ab einer gewissen Betriebsgröße wirklich wichtig.

Vorteile Nachteile
Vereint viele Features, Tools, Statistiken und Designelemente verschiedener Konkurrenten Kostenlose Version nur 14 Tage nutzbar, Bezahlversion relativ teuer
Extrem umfangreich Komplexität verlangt lange Eingewöhnungszeit
Gutes Projektmanagement durch Dashboards und Karten- bzw. Kabana-Boards Keine umfassenden Chat-Tools
Schnell, stabil und guter Support Vereinzelt Performance-Probleme

Übersicht: Projektmanagement-Apps

App Preis Grundfunktionen Empfohlen für
Slack Kostenlos Kommunikationschannels Kleine Teams
  „Standard“: ca. 6 Euro pro Nutzer und Monat Einbindung vieler zusätzlicher Apps Interessengruppen
  „Plus“: ca. 12 Euro pro Nutzer und Monat Videoanrufe/-konferenzen Mittelgroße Betriebe
Asana Kostenlos bis 15 Mitglieder Kabana-Board Kleine Teams (kostenlos)
  Pro-Version ca. 6–10 Euro pro Nutzer und Monat Interaktive Projektthreads Interessengruppen
    Umfangreicher Datenschutz Mittelgroße Betriebe
    Breite Plug-in-Unterstützung Große Betriebe
Trello Kostenlos Interaktive Karten Kleine Teams
  „Business Class“ für ca. 10 Euro pro Nutzer und Monat Dynamische Listen Mittelgroße Betriebe
    Umfangreiche „Power-Ups“  
    Verspieltes Design  
Basecamp 3 Kostenlos (30 Tage) Projekt- und Teamseiten Kleine Teams
  Ca. 100 Euro pro Monat oder ca. 1.000 Euro pro Jahr Personalisierte Feeds Mittelgroße Betriebe
    Chatfunktionen  
    Automatische Check-ins  
Wrike Kostenlos (14 Tage) Kanban-Boards Mittelgroße Betriebe
  Preis abhängig von Nutzerzahl (vergleichsweise teuer) Dashboards Große Betriebe
    Analysetools  
    Umfangreiche Protokolle  
Teamgröße in Mitarbeitern Bedarf Empfohlene App(s)
1–5 Kommunikation Slack
1–5 Projektplanung Trello
1–5 Kommunikation + Projektplanung Asana
6–15 Kommunikation Slack
6–15 Projektplanung Trello, Asana
6–15 Kommunikation + Projektplanung Asana
16–49 Kommunikation Slack, Asana
16–49 Projektplanung Asana, Trello, Basecamp 3, Wrike
16–49 Kommunikation + Projektplanung Asana, Basecamp 3
50+ Kommunikation Slack, Asana
50+ Projektplanung Asana, Basecamp 3, Wrike
50+ Kommunikation + Projektplanung Basecamp 3, Wrike