Warenwirtschaft im Onlinehandel

Wenn sich der Erfolg einstellt und Ihr Onlineshop wächst, steigen auch die Kaufabwicklungen und der Umsatz. Bei einer großen Produktpalette und einem manuellen Exportprozess der Bestellungen aus dem Shopsystem führt das Wachstum des Geschäfts jedoch schnell zu einem Chaos im Bestandslager, zu Lieferengpässen und im Endeffekt zu unzufriedenen Kunden. Damit es gar nicht erst zu einem solchen Szenario kommt, bringen Warenwirtschaftssysteme von Beginn an eine Struktur in die Warenströme. Sie verknüpfen Einkauf, Verkauf und Lager miteinander und integrieren diese direkt in die verwendete Shop-Software. Als Betreiber können Sie Ihr gesamtes Onlinegeschäft zentral verwalten und dank vorhandener Schnittstellen auf einfache Art und Weise auch den Vertrieb auf Marktplätzen wie Amazon oder Ebay in die Wege leiten.

So funktionieren Warenwirtschaftssysteme

Warenwirtschaftssysteme ermöglichen die informationstechnische Abbildung aller Prozesse, die Teil des Ein- und Verkaufs von Ware sowie der Verwaltung des Sortimentes sind. Ferner liegt auch die zielgerichtete Verarbeitung aller Daten, die im Zusammenhang mit der Ware und den Kunden stehen, im Aufgabenbereich der Systeme. Die für diesen Zweck entwickelte Software ist allgemein unter der Bezeichnung Versandhandels-Software bekannt. Folgende alltägliche Aufgaben des Versandhandels decken die Systeme zur Warenwirtschaft ab:

  • Einkauf strukturieren: Die Steuerung und Analyse des Einkaufs stellt den elementaren Bestandteil eines jeden Versandhandels dar. Warenwirtschaftssysteme unterstützen Sie z. B. dabei, hinsichtlich Kosten und Bedarf effektiv zu bestellen, oder sie übernehmen die Verwaltung von Angeboten.
  • Verkauf strukturieren: Die Software übernimmt das Management Ihrer persönlichen Daten, der Kundendaten sowie aller sonstigen verkaufsrelevanten Informationen. Außerdem assistiert sie bei der Planung und Durchführung von Aktionen wie z. B. einem Adventskalender.
  • Wareneingang: Warenwirtschaftssysteme organisieren für Sie die Auslieferung bestellter Ware; sie helfen bei der Annahme der Ware und überprüfen deren Vollständigkeit sowie die Rechnung.
  • Warenausgang: Hat ein Kunde bei Ihnen bestellt, bearbeitet die Versandhandelssoftware den Auftrag bis hin zur Abwicklung des Versands. Zudem wird der Warenausgang generell z. B. per Scanner-Technik kontrolliert, sodass Sie Ihren aktuellen Bestand stets im Blick haben.
  • Lagerwirtschaft: Um Ihnen bei der Strukturierung Ihres Warenlagers zu helfen, besitzen Warenwirtschaftssysteme nützliche Funktionen zur Auszeichnung der Ware und Abwicklung der Inventur. Viele Systeme helfen auch, den verfügbaren Lagerplatz optimal zu verwalten.

Damit die genutzte Versandhandels-Software die aufgezählten Teilbereiche automatisieren kann, enthält sie entsprechende Module wie z. B. ein Wareneingang-Modul oder ein Bestellwesen-Modul. Diese ziehen notwendige Informationen aus Datenbanken und – über Schnittstellen – aus der von Ihnen verwendeten Software, z. B. der im Lager verwendeten Barcode-Scanner-App, der installierten Shop-Lösung oder der angeschlossenen Kassensoftware. Die Schnittstellen nutzen ein bestimmtes Datenaustauschformat – beispielsweise XML oder CSV – und realisieren auch den Vertrieb auf externen Marktplätzen.

Im Zusammenhang mit Warenwirtschaftssystemen werden Sie immer wieder auf die sogenannten ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) stoßen. Diese dienen ebenfalls der Ressourcenplanung in Unternehmen, gehen dabei allerdings im Funktionsumfang wesentlich weiter und enthalten u. a. Module für die Bereiche Personalwirtschaft, Dokument-Management oder Controlling. Da viele ERP-Systeme auch die typischen Warenwirtschaftsmodule beinhalten, eignen sie sich ebenfalls für den Einsatz im Onlinehandel.

Die richtige Versandhandelssoftware finden

Welche Software-Lösung für Warenwirtschaft die passende für Ihren Onlineshop ist, hängt von verschiedenen Kriterien ab: Zum einen spielen Branche und Geschäftsbereich eine wichtige Rolle; zum anderen sind der gewünschte Funktionsumfang, die Anzahl der Benutzer und die Kompatibilität mit der genutzten Shop-Software zu berücksichtigen. Zuletzt entscheidet auch das angesetzte Budget, welche Systeme für Sie in Frage kommen. Als Betreiber eines kleineren Shops optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse beispielsweise bereits mit einer kostengünstigen Software von eingeschränktem Funktionsumfang – und sind für das Wachstum Ihres Webshops bestens gerüstet. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen drei interessante Systeme in verschiedenen Preiskategorien.

OpenZ

Das quelloffene OpenZ wurde als ERP-System des Jahres 2014 in der Kategorie Open Source ausgezeichnet. Sie können das webbasierte System kostenfrei auf der Homepage des Entwicklers herunterladen oder alternativ eines der Pakete buchen, die zusätzliche Leistungen wie Hosting oder regelmäßige Updates enthalten. Für diese fallen monatliche Kosten an.

Vorteile:

  • lizenzfrei
  • riesiger Funktionsumfang, der die wichtigsten Geschäftsprozesse abdeckt
  • integrierte SOAP-Schnittstelle verknüpft das System mit diversen Anwendungen wie Magento und anderen Webshop-Programmen

Nachteile:

  • sehr komplex
  • Updates nur mit monatlichem Paket
  • bestehende Internetverbindung notwendig

Lexware warenwirtschaft premium

Seit Jahrzehnten entwickelt der Software-Hersteller Lexware zahlreiche Programme zur Vereinfachung von Finanzen, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Lexware warenwirtschaft premium ist ein effizientes System, das sich dank seiner standardisierten eShop-Schnittstelle leicht mit diversen Shopsystemen verknüpfen lässt. Die anfallenden Kosten können per Einmalzahlung für ein Jahr oder monatlich beglichen werden.

Vorteile:

  • diverse Schnittstellen (DATEV, ASCII etc.)
  • umfangreiche Statistiken
  • Anbindung an Microsoft Office

Nachteile:

  • jährlich erscheinende Nachfolgerversion
  • E-Shop-Schnittstelle kann nur innerhalb der einjährigen Aktualitätsgarantie genutzt werden

pixi*

Das skalierbare Warenwirtschaftssystem pixi* ist die ideale Lösung für stark wachsende Onlineshops. Der Hersteller hilft dabei, das System einzurichten, betreut es vor Ort und berät in logistischen Angelegenheiten. API-Schnittstellen auf Basis von SOAP und REST ermöglichen die reibungslose Integration in diverse Anwendungen. Auf der pixi*-Homepage erhalten Sie per Kontaktformular ausführliche Informationen zu Software und Kosten.

Vorteile:

  • flexible System-Erweiterung nach Bedarf
  • großes Partnernetzwerk
  • Vor-Ort-Betreuung
  • auf E-Commerce spezialisiert

Nachteil:

  • sehr teuer

Mit System zum Erfolg

Ein umfangreiches Warenwirtschaftssystem wie pixi* setzt einen sehr großen Lagerbestand voraus und eignet sich schon aufgrund des hohen Preises weniger für den Einstieg ins Onlinegeschäft. Dennoch steht es stellvertretend für die Kernaussage solcher Systeme: Ein wachsender Onlineshop ist nur mit optimalen Strukturen und automatisierten Prozessen langfristig rentabel. Sie sollten sich daher rechtzeitig von der manuellen Bearbeitung der Bestellungen, des Ein- und Verkaufs sowie der nichtautomatisierten Lagerverwaltung lösen und die Möglichkeiten einer Versandhandels-Software nutzen. Mit dem passenden Programm für die Warenwirtschaft sparen Sie unnötige Kosten und gewinnen eine Menge Zeit, die Sie in andere Bereiche – z. B. die Vermarktung Ihres Shops – investieren können.