Rechnungsvorlage: So helfen Excel, Word und Co. beim Übermitteln der Zahlungsinformationen

Es existieren unzählige Möglichkeiten, um mit Dienstleistungen oder Produkten Geld zu verdienen, aber nur ein standardkonformer Weg, um Kunden zur Zahlung der entsprechenden Summe aufzufordern: eine Rechnung. Wenn Sie selbstständig oder für die Finanzen eines kleinen bzw. mittelständischen Unternehmens verantwortlich sind, müssen Sie dafür Sorge tragen, Ihren Aufträgen auch die entsprechenden Zahlungsinformationen folgen zu lassen.

Damit eine Rechnung als Beleg für einen offiziellen Geschäftsvorgang später auch vom Finanzamt anerkannt wird, reicht eine einfache Angabe des fälligen Betrags natürlich noch lange nicht aus. Es gilt eine Reihe von Formalitäten zu beachten, die das Schreiben einer Rechnung verkomplizieren. Je größer die Auftragslage ist, desto zeitraubender und unübersichtlicher gestaltet sich der Prozess der Rechnungserstellung, wenn Sie dabei auf den Einsatz von Hilfsmitteln verzichten. Dabei benötigen Sie nicht unbedingt eine spezielle Software, um die Herausforderungen des Rechnungswesens zu bewältigen. Musterrechnungen, also vorgefertigte, anpassbare Vorlagen für Ihre Rechnungen, sind eine schnelle und einfache Lösung, die Ihren Buchhaltungsalltag erheblich vereinfacht.

Was sind Rechnungsvorlagen?

Rechnungsvorlagen sind vorgefertigte Musterrechnungen, die alle vorgeschriebenen Bestandteile enthalten und als Konstrukt für neue Rechnungen genutzt werden können. Statt also bei null anfangen und alle Elemente mühsam zusammentragen zu müssen, liefert Ihnen eine solche Vorlage eine fertige Beispielrechnung mit Platzhalterinformationen, die es lediglich gegen die tatsächlichen Daten auszutauschen gilt. Eine einfache und weit verbreitete Lösung für Rechnungsvorlagen sind Word- oder Excel-Dokumente. Diese können Sie entweder selbst erstellen oder – häufig kostenfrei – im Internet herunterladen und anschließend mit der ausgewählten Microsoft-Office-Anwendung öffnen. Es existieren auch Musterrechnungen für die Text- und Tabellenprogramme anderer Suites wie OpenOffice oder LibreOffice.

Grundsätzlich lassen sich die Vorlagen für Rechnungen also in textbasierte und tabellarische Lösungen unterteilen: Müssen nur wenige Leistungen abgerechnet werden, sind erstere fast immer die geeignetere Wahl. Je komplexer die abzurechnenden Dienste sind, desto eher ist der Einsatz einer tabellarischen Rechnungsvorlage zu empfehlen. Diese bietet den Vorteil, Einzelpreise und den Gesamtpreis wesentlich übersichtlicher anordnen zu können. Darüber hinaus können derartige Muster Sie bei der Berechnung bestimmter Werte wie dem Mehrwertsteuer-Betrag unterstützen, wenn entsprechende Funktionen eingebaut sind. Da diverse Office-Rechnungsvorlagen kostenlos im Internet zu finden sind, ist deren Nutzung insbesondere für Selbstständige und KMUs interessant, die nur über ein begrenztes Budget verfügen.

Tipp

Auf lange Sicht sollten Sie den Einsatz eines Rechnungsprogramms in Erwägung ziehen. Das bedeutet zwar zusätzliche Kosten, erspart aber viel Zeit und Arbeit. Im Gegensatz zu einer Rechnungsvorlage, in der Sie alle Anpassungen manuell vornehmen müssen, sind in einem solchen Programm bereits viele Schritte wie das Hinzufügen von Kunden und Produkten oder die Berechnung des Umsatzsteuerbetrags automatisiert.

Wie sieht eine professionelle Rechnungsvorlage aus?

Professionelle Musterrechnungen zeichnen sich durch zwei Aspekte aus: Zum einen müssen sie ansprechend und übersichtlich gestaltet sein, damit die zur Zahlung aufgeforderten Kunden alle relevanten Informationen erfassen können. Zum anderen muss eine Vorlage für Rechnungen auch die inhaltlich vollständig sein. Denn unvollständige Angaben und Verstöße gegen die Formvorschriften werden bei der Überprüfung durch das Finanzamt schnell zum Problem und gefährden u. U. sogar den Vorsteuerabzug. Damit ein geschäftliches Dokument als Rechnung anerkannt wird, sollten die folgenden, in Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes festgelegten Pflichtangaben gemacht werden:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Dienstleisters
  • vollständige Kontaktdaten (Name und Anschrift) des Leistungsempfängers
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dienstleisters
  • Ausstellungsdatum (Datum, an dem die Rechnung erstellt worden ist)
  • einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Preis der erbrachten Leistung (nach Steuersätzen aufgeschlüsselt)
  • anfallende Steuerbeträge

Überprüfen Sie unbedingt, ob die aufgelisteten Angaben vollständig und korrekt gemacht wurden – insbesondere dann, wenn Sie für Ihre Rechnungen auf eine Muster-Lösung zurückgreifen.

Tipp

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Rechnungsvorlagen für Word und Excel – so gelingt die Anpassung

Um Ihnen die Struktur und Funktionalität der erwähnten Rechnungsvorlagen für Excel, Word und Co. näherzubringen, stellen wir Ihnen die notwendigen Schritte vor, die es bei der Nutzung zu beachten gilt.

Machen Sie Ihre Auswahl davon abhängig, mit welchem Programm Sie lieber arbeiten. So erreichen Sie am einfachsten und schnellsten das gewünschte Ziel – eine standardkonforme Rechnung, die sowohl die korrekten und vollständigen Angaben zur erbrachten Leistung als auch die passenden Kundendaten enthält. Öffnen Sie das heruntergeladene Dokument anschließend per Doppelklick und nehmen der Reihe nach folgende Anpassungen vor:

  1. Oben links geben Sie zuallererst Ihre Adressdaten bzw. die Firmenadressdaten an. Direkt darunter fügen Sie die Adressinformationen des Kunden ein.

  2. Auf der rechten Seite finden Sie einen weiteren Platzhalter für Ihre eigenen Adressinformationen, zuzüglich weiterer Kontaktangaben wie einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Wenn Sie derartige Supports nicht anbieten, entfernen Sie die betreffenden Zeilen einfach aus der Rechnungsvorlage.

  3. Es folgt der Betreff der Rechnung, dessen Wortlaut Sie frei bestimmen können. Statt des schlichten „Rechnung“ in der Vorlage können Sie beispielsweise auch die Rechnungsnummer oder sonstige Vereinbarungen bzw. Konditionen mit angeben.

  4. Unter dem Betreff befinden sich drei Platzhalter für die Rechnungsnummer, die Kundennummer (optional) und das Rechnungsdatum. Ersetzen Sie hier unbedingt die Beispielnummern und vergessen Sie nicht, das aktuelle Datum anzugeben.

  5. Die nächste Zeile ist für den Kopftext vorgesehen, in dem Sie den Kunden direkt ansprechen. Typischerweise bedanken Sie sich an dieser Stelle dafür, dass der Kunde Ihre Dienste in Anspruch genommen bzw. bei Ihnen eingekauft hat und formulieren eine kleine Überleitung, die darauf hinweist, dass in der Folge die in Rechnung gestellten Kosten aufgeführt werden.

  6. Nach der Ansprache des Kunden folgt mit der Auflistung der Positionen (Artikel bzw. Dienstleistungen) der wichtigste Teil der Rechnung. Hierfür steht Ihnen eine Tabelle zur Verfügung, die Sie nach Belieben durch das Hinzufügen bzw. Entfernen von Zeilen erweitern bzw. kürzen können. In den Spalten geben Sie die Bezeichnung, die Stückzahl sowie den Einzel- und den Gesamtpreis der einzelnen Positionen an.

  7. Unter der Tabelle gilt es, die fällige Gesamtsumme ohne Umsatzsteuer sowie den Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer anzugeben.

  8. Abschließend haben Sie erneut einen Textbereich für zusätzliche Informationen, um den Kunden über das Datum informieren, an dem die Dienstleistung erbracht bzw. die Ware verschickt worden ist. Ebenfalls typisch ist die Angabe des Zeitrahmens, in dem der fällige Rechnungsbetrag zu zahlen ist.

  9. Der letzte Bestandteil der Musterrechnung ist der Fußtext. Hier geben Sie erneut Ihre Kontaktinformationen und zusätzlich die folgenden Kontodaten an, die Ihr Kunde für die Überweisung benötigt:
  • Name der Bank
  • IBAN/Kontonummer
  • BIC/Bankleitzahl

    Auch die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ist Pflicht – sofern Sie nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen. In diesem Fall weisen Sie darauf hin, dass Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.
  1. Nun können Sie die Rechnungsvorlage speichern und ausdrucken. Alternativ ist es möglich, die Rechnung als PDF-Datei zu speichern, falls Sie diese per E-Mail verschicken möchten.

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