SMTP-Relay – das steckt hinter dem Begriff

Das Standardnetzwerkprotokoll SMTP (kurz für „Simple Mail Transfer Protocol“) regelt seit den 1980er-Jahren weltweit die Einspeisung und Weiterleitung von E-Mails im Internet. Jedoch geht eine versendete E-Mail nicht immer auf direktestem Wege an den adressierten Empfänger – dies ist aus Sicherheitsgründen häufig unerwünscht oder gar verboten. Stattdessen wird der Versand durch einen externen Drittserver ermöglicht. Solch ein gut konfigurierter „Smarthost“ dient als vorgelagertes SMTP-Relay, um große Massen von Nachrichten abzuwickeln und gleichzeitig Spam zu unterbinden. Alles, was Sie darüber wissen müssen.

Der Begriff „SMTP-Relay“ (oder „E-Mail-Relay“) wird im Internet auf ganz widersprüchliche Weise definiert. So sprechen manche Quellen von einem Prozess, andere von einer Dienstleistung, wieder andere benutzen das Wort als Synonym für SMTP-Server oder werfen es sogar mit dem Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) in einen Topf. Recht haben gewissermaßen alle, scheitern aber dabei, die einzelnen Aspekte sinnvoll zusammenzuführen.

Deshalb folgt an dieser Stelle der Versuch einer klaren Definition: SMTP-Relay meint den Prozess der Weiterleitung von E-Mails im Internet von einem Absender zu einem Empfänger (aus dem Englischen „to relay“, was so viel wie „weiterleiten“ bedeutet); dieser Prozess wird gemäß dem Simple Mail Transfer Protocol von sogenannten SMTP-Relay-Servern durchgeführt, die wiederum Teil einer externen Dienstleistung (eines SMTP-Relay-Services) sein können.

Den Unterschied kann man auch bildlich darstellen: Schicken Sie einen Brief an einen entfernten Verwandten, wird er vom örtlichen Postamt zuerst an jenes Postamt weitergeleitet, das dem Empfänger am nächsten ist, bevor er endgültig zugestellt wird (Relay); beim Versand innerhalb desselben Ortes liefert das zuständige Postamt den Brief dagegen auf direktem Wege an die Zieladresse ab (kein Relay).

Ein SMTP-Relay-Server kann je nach seiner Konfiguration sowohl „geschlossen“ als auch „offen“ sein. In diesem Kontext unterscheidet man zwischen einem „Smarthost“ und einem „Offenen Mail-Relay“. Zudem kann ein E-Mail-Relay, das dem Postausgangsserver des Absenders vorgeschaltet ist, auch noch andere nützliche Funktionen übernehmen.

Ein korrekt konfigurierter SMTP-Relay-Server wird auch als „Smarthost“ bezeichnet. „Smart“ ist dieser in dem Sinne, dass er nur dann eine E-Mail weiterleitet, wenn er entweder für den Absender oder den Empfänger derselben zuständig ist. E-Mails von nicht autorisierten Parteien außerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Servers werden dagegen abgelehnt. Ermöglicht wird dies mithilfe unterschiedlicher Authentifizierungsmethoden wie Whitelists, SMTP-After-POP oder ESMTP mit der Erweiterung SMTP-Auth.

Erweiterungen und Upgrades von E-Mail-Systemen werden meist nicht direkt auf dem Postausgangsserver des Absenders implementiert, sondern stattdessen über einen vorgeschalteten SMTP-Relay-Server realisiert. Um gleich mehrere Funktionen „nachrüsten“ zu können, sind sogar regelrechte „Relay-Ketten“ möglich, die eine E-Mail auf unterschiedliche Weise bearbeiten, bevor sie ins Internet eingespeist wird. Zu diesen zusätzlichen Einsatzgebieten gehören u. a.:

• Spam-Bekämpfung beim Absender: Um ihre Onlinereputation aufrechtzuerhalten, ist es auch für Betreiber von Postausgangsservern wichtig, den Versand von Spam, Viren und anderer Malware seitens der eigenen Benutzer zu unterbinden. Entsprechende Scanner und Firewalls werden für gewöhnlich auf einem separaten SMTP-Relay-Server installiert, um den eigentlichen Mail-Server zu entlasten.
• Back-up-Mail-Service beim Empfänger: Ein Smarthost ist auch in der Lage, E-Mails für den Posteingangsserver des Empfängers anzunehmen, wenn dieser aus irgendeinem Grund gerade nicht erreichbar ist. Sobald er dann wieder online geht, stellt der Smarthost die angesammelten E-Mails sukzessive zu.

Weitere mögliche Einsatzgebiete von SMTP-Relay-Servern sind:

• die Signierung und Verschlüsselung von E-Mails
• das automatische Hinzufügen eines Disclaimers am Ende jedes Nachrichtentextes
• die Archivierung von E-Mails
• das Mailrouting und Rewriting bei Adressänderungen

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie leiten ein kleines Unternehmen oder eine Organisation, deren Mitarbeiter untereinander und mit einem kleinen Kundenkreis vorrangig über E-Mail kommunizieren. Solange das Aufkommen der recht individuellen Nachrichten vergleichsweise gering ist, spricht nichts dagegen, sämtliche anfallende Korrespondenz über einen großen Webmail-Provider abzuwickeln.

Ganz anders sieht die Lage aber aus, wenn Ihr Unternehmen und damit auch die Menge an E-Mails allmählich anwachsen. Um der alltäglichen Spam-Flut entgegenzuwirken, deckeln die meisten Internet- und E-Mail-Provider nämlich die Anzahl an Nachrichten, die pro Tag versendet werden dürfen. Bulk-Mails, Newsletter und automatische transaktionale Nachrichten wie Bestellbestätigungen, die an Tausende von Empfängern gehen sollen, benötigen also eine erschwingliche, skalierbare und verlässliche Versandplattform, die den speziellen Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gewachsen ist.

Eine Option besteht darin, einen eigenen SMTP-Relay-Server einzurichten. Verwendet man jedoch seine eigene Hardware für die Massen an unternehmensexternen E-Mails, können die großen Datenmengen zulasten der Bandbreite gehen und die interne Peer-to-Peer-Korrespondenz behindern. Ein weiterer Nachteil besteht in den Anschaffungskosten und dem großen Arbeitsaufwand, der mit der Serveradministration verbunden ist. Hinzu kommt, dass E-Mails von fremden SMTP-Relay-Servern häufig als Spam eingestuft werden. Dasselbe gilt auch für solche mit dynamischer IP.

Aufgrund dieser Restriktionen wenden sich viele Unternehmen lieber an einen professionellen SMTP-Relay-Service, der einen eigenen Server für die Weiterleitung von E-Mails betreibt. Mailing-Pakete von Anbietern wie mailjet, sendinblue oder turboSMTP sind auf die Handhabung großer E-Mail-Massen spezialisiert, in ihrem Preismodell je nach Nachrichtenaufkommen skalierbar und haben in der Regel eine einwandfreie Reputation bei Internet- und Mail-Providern, da sie mit diesen eng zusammenarbeiten. Nachdem Sie den jeweiligen Dienst eingerichtet haben, können Sie wie gewohnt Ihre E-Mail-Anwendung (z. B. Microsoft Outlook) nutzen, um Nachrichten zu verschicken und zu empfangen.

Darüber hinaus bieten viele SMTP-Relay-Services einen zusätzlichen Mehrwert wie etwa eine Reporting-Funktion: Indem der SMTP-Relay-Server des Providers automatisch einen Link-Tracker in den Body jeder E-Mail einfügt, können Sie wirtschaftlich wertvolle Daten wie Open-, Click- und Bounce-Rates sowie Feedback zum Sendeprozess oder zu Ihrem Newsletter (z. B. Spam-Beschwerden oder Abonnement-Kündigungen) sammeln. Richtig interpretiert und verwertet, können diese Informationen als Grundlage für die Anpassung und Modifizierung Ihrer E-Mail-Marketing-Kampagnen dienen.