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Office 365 Business: Die MS Office-Suite im Abo – Teil 2

Der erste Teil unserer Serie beschäftigte sich mit der umfänglichen Auswahl an Lizenzmodellen sowie den verschiedenen Software-Komponenten von Office 365. Nun soll es genauer um die verfügbaren Pläne für kleine und mittlere Unternehmen gehen. Wie unterscheiden sich die Pläne Office 365 Business, Business Essentials oder Business Premium von den Angeboten für private Nutzer? Wodurch zeichnen sie sich jeweils aus? Beim Vergleich der drei Modelle stehen die jeweils enthaltenen Produkte und Features ebenso im Fokus wie der Kostenfaktor, die offerierten Zahlungsmöglichkeiten und die maximale Nutzeranzahl. Sie erhalten somit einen Überblick über die Microsoft-Office-365-Business-Modelle, der Sie bei der Wahl des passenden Pakets für Ihr KMU unterstützt.

Was unterscheidet die Business-Pläne von den Office-Modellen für zu Hause?

Mit Office 365 hat Microsoft ein Konzept aus Abonnementplänen entwickelt, das die gesamte Breite an interessierten Nutzern mit den hauseigenen Office-Anwendungen bedienen soll. Während man den privaten Sektor hauptsächlich mit Paketen abdeckt, die die bekannten Programme wie Word, Excel und PowerPoint umfassen, enthalten die Pläne für Unternehmen zusätzliche bzw. businessoptimierte Dienste, die den gemeinschaftlichen Arbeitsprozess vereinfachen. So ersetzt Skype for Business zum Beispiel das standardmäßige Skype, wodurch Onlinekonferenzen für Hunderte Teilnehmer angesetzt, gesteuert und von den verschiedensten Geräten aus verfolgt werden können. Die Kommunikations-Software liefert Ihnen somit die perfekte Basis für unternehmensinterne und -externe Internet-Telefonie oder Videokonferenzen in HD-Qualität.

Zusätzlich existieren eine Reihe weiterer Services wie Exchange Online, zentrale Teamwebsites, der Cloud-Speicher OneDrive for Business oder das soziale Enterprise-Netzwerk Yammer, die die Zusammenarbeit im Büro- und Unternehmensalltag erheblich vereinfachen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit den Small-Business-Lösungen von Office 365 einerseits die bekannten und vertrauten Microsoft-Anwendungen als Online-App bzw. installierbare Komponente erhalten. Andererseits gewährt Ihnen Microsoft Zugriff auf nützliche Tools und Programme, die Ihnen und Ihrem Unternehmen vor allem dabei helfen, gemeinsame Projekte zu erarbeiten, zu verwalten und voranzubringen, und außerdem die interne und externe Kommunikation vereinfachen.

Office 365: Drei Small-Business-Pläne für verschiedene Anforderungsprofile von Microsoft

Für kleine und mittlere Unternehmen bietet Microsoft drei verschiedene Office-365-Modelle an: Office 365 Business Essentials, Office 365 Business und Office 365 Business Premium. Der Großkonzern gibt an, dass diese Pläne maximal auf 300 Benutzer begrenzt sind und verrät damit auch, bis zu welcher Größe eine Firma für die Office-Produkte als KMU zählt. Unternehmen mit mehr als 300 Mitarbeitern stehen spezielle Lösungen wie Office 365 ProPlus oder Office 365 Enterprise zur Verfügung. Als sinnvolle Ergänzung bietet sich Exchange Online Plan 1 an, eine professionelle E-Mail-Server-Lösung mit Outlook-Unterstützung.

Alle Small-Business-Lösungen erfordern den Abschluss eines Abonnements, wobei Sie zwischen dem etwas teureren Monatsabonnement und dem Jahresabonnement wählen können. Ersteres bezahlen Sie monatlich, wobei Sie jederzeit kündigen können, ohne dass zusätzliche Kosten auf Sie zukommen. Bei der vorzeitigen Kündigung des Jahresabonnements, das Sie sowohl monatlich als auch jährlich bezahlen können, entstehen hingegen in der Regel zusätzliche Kosten (für bereits getätigte jährliche Zahlungen erhalten Sie keine Rückerstattung). Als Zahlungsmethode sind alle gängigen Kreditkarten zugelassen. Nutzer von Office 365 Business Premium haben zusätzlich die Möglichkeit, per Rechnung zu bezahlen. Wie teuer sind die verschiedenen Pläne im Einzelnen und worin unterscheiden sie sich hinsichtlich ihres Produktumfangs?

Office 365 Business Essentials

Business Essentials ist das preisgünstigste Modell für kleine und mittelständische Unternehmen. Es bietet Ihnen den Zugriff auf die Onlineversionen der vier Komponenten Word, Excel, PowerPoint und OneNote über jeden gängigen Webbrowser. Alle Mitarbeiter können an Dateien dieser Programme jederzeit und von überall aus in Echtzeit arbeiten, insofern sie über einen Internetzugang verfügen. Dateien, die Sie mit den Onlineprogrammen erstellen, sind dabei mit den aktuellen Versionen der Desktop-Anwendungen kompatibel, sodass Sie eigene Dokumente verschicken bzw. externe Dokumente öffnen und bearbeiten können.

Der Fokus des Pakets Office 365 Business Essentials liegt jedoch eindeutig darauf, Sie und Ihr Unternehmen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit zu unterstützen. Zu diesem Zweck enthält der Plan nützliche Onlinedienste, aus denen insbesondere Exchange Online heraussticht. Das vor Viren, Spam und Phishing-Angriffen geschützte E-Mail-System liefert eine zentrale Hosting-Plattform für den kompletten E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens. Versendete und erhaltene Nachrichten können somit von jedem Gerät aus und zu jedem Zeitpunkt über die Outlook-Web-App abgerufen und gelesen werden. Jeder Benutzer erhält ein Postfach mit 50 GB Speicherplatz und die Möglichkeit, Anlagen mit einer Größe von bis zu 150 MB zu verschicken. Wenn Sie zusätzlich eine installierbare Outlook-Version erwerben bzw. besitzen, können Sie Ihre Mails natürlich auch wie gewohnt über die Oberfläche der Clientanwendung abrufen. Ferner ist es möglich, gemeinsame Posteingänge und Kalender einzurichten.

Die weiteren Services von Office 365 Business Essentials im Überblick:

  • Skype for Business: Mithilfe der Business-Variante des beliebten Instant-Messaging-Dienstes Skype kommunizieren Sie bequem per Sprache, Chat oder Video – intern oder mit Geschäftspartnern. Mithilfe der Outlook-Integration planen Sie Ihre Onlinebesprechungen im Voraus und versenden personalisierte Links für die Teilnahme. Das Tool überzeugt dabei mit erstklassiger Sound- und Videoqualität. Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmern halten Sie beispielsweise in hervorragender Qualität bis zu HD 1080p ab.
  • Yammer: Yammer ist eine Software, die alle Mitarbeiter und Geschäftspartner miteinander vernetzt. Da sie nahtlos in Office integriert ist, nutzen Sie die gewohnte Oberfläche, um Ankündigungen auf Unternehmensebene zu machen, Dateien freizugeben oder Projektgruppen zu erstellen.
  • OneDrive for Business: Microsofts Cloud-Dienst OneDrive ist die perfekte Lösung, um die Daten Ihres Unternehmens zu speichern und zu verwalten. Sie erstellen individuelle Verzeichnisstrukturen und legen fest, welcher Nutzer Dateien anzeigen, erstellen oder bearbeiten kann. Alle Dateien sind online verfügbar, von überall aus und mit jedem Gerät abrufbar und dank Synchronisation für jeden Nutzer immer auf dem aktuellen Stand. Im Plan Office 365 Business Essentials steht jedem User 1 TB Speicherplatz zur freien Verfügung.
  • SharePoint/Teamwebsites: Ein elementarer Bestandteil von OneDrive for Business ist zudem die Möglichkeit, Teamwebsites anzulegen. Diese stellen quasi einen Ordner für die Dateien eines bestimmten Projekts dar und sind mit 10 GB Basisspeicher ausgestattet. Jeder involvierte User kann auf die Teamdokumente zugreifen und bis zu 500 MB an eigenen Dateien freigeben.
  • Sway: Microsoft bietet Ihnen mit Sway eine Applikation, mit der Sie problemlos eine Präsentation Ihrer neuesten Produkte, einen informierenden Newsletter oder eine Onlineschulung erstellen. Interaktiv und webbasiert lassen sich die kreierten „Sways“ unkompliziert teilen und auf den verschiedensten Display-Größen anzeigen.
Fazit

Office 365 Business Essentials stellt aufgrund der enthaltenen Komponenten das ideale Office-Paket für alle Unternehmen dar, deren Mitarbeiter viel auf Geschäftsreisen sind oder von zu Hause aus arbeiten, gleichzeitig aber jederzeit Zugriff auf Projektdateien und E-Mails benötigen. Der Plan bietet Ihren Unternehmensdaten eine sichere Speicherplattform und Ihren Mitarbeitern Zugriff auf die wichtigsten Office-Anwendungen via Browser. Darüber hinaus erleichtern Kommunikations-Features wie gemeinsame Postfächer, Webkonferenzen oder Teamwebsites die Zusammenarbeit an Ihren Projekten.

Kosten: 4,20 Euro (pro Benutzer/Monat) im Jahresabonnement oder 5,10 Euro (pro Benutzer/Monat) im Monatsabonnement.

Office 365 Business

Auch der Plan Office 365 Business erlaubt Ihnen, via Browser die Office-Online-Anwendungen Word, OneNote, PowerPoint und Excel zu nutzen. Darüber hinaus enthält das Paket die komplett installierbare Suite mit den neuen Office-2016-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote und Publisher (nur für Windows-Systeme). Zusätzlich stehen mobile Apps für iOS und Android zur Verfügung, um die Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint auch auf dem Tablet oder Smartphone ohne den Browser verwenden zu können. Jeder Nutzer kann die Suite mit seiner Lizenz auf bis zu fünf Windows- oder Mac-OS-X-Geräten sowie fünf Smartphones und fünf Tablets installieren.

Die installierbaren Anwendungen bieten Ihnen den Vorteil, dass Sie auch ohne bestehende Internetverbindung an Ihren Dokumenten arbeiten können. Da auch Office 365 Business über eine Verknüpfung zur OneDrive-for-Business-Cloud verfügt, ist es dennoch möglich, alle Dateien in Echtzeit mit anderen Mitarbeitern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Der Cloud-Dienst synchronisiert Ihre Dokumente nämlich spätestens, sobald Sie wieder über eine Internetverbindung verfügen – falls Sie Ihre Projekte in OneDrive abgelegt haben. Auch in diesem Business-Paket stellt Microsoft jedem Benutzer 1 TB Speicherplatz für die eigenen Dateien zur Verfügung.

Während das Präsentations-Tool Sway ebenfalls Teil des Business-Plans ist, gehören Skype for Business, Teamwebsites und Yammer nicht zum Umfang. In Sachen Projekt- und Unternehmenskommunikation gilt es also, alternative Lösungen einzurichten. Auch die Mail-Hosting-Umgebung Exchange Online ist in Office 365 Business nicht enthalten. Für die Archivierung und Bereitstellung des E-Mail-Verkehrs benötigen Sie also eine eigene Mailserver-Lösung. Als Client können Sie natürlich dennoch die Outlook-Web-App bzw. die installierbare Desktop-Anwendung verwenden.

Fazit

Wenn Sie mit der digitalen Informations- und Arbeitsstruktur innerhalb Ihrer Firma zufrieden und auf der Suche nach einem funktionsstarken und vielseitigen Office-Paket sind, treffen Sie mit Office 365 Business eine ausgezeichnete Wahl. Dieser Plan für kleine und mittlere Unternehmen setzt zwar voraus, dass Sie einen E-Mail-Server betreiben und bereits auf eigene Kommunikations-Software zurückgreifen – insofern Sie diese Austauschplattformen benötigen. Dafür erhalten Sie durch den Abschluss eines Abonnements aber Zugriff auf die neuesten Microsoft-Office-Programme in Web- und Desktop-Version für PC, Mac und mobile Geräte.

Kosten: 8,80 Euro (pro Benutzer/Monat) im Jahresabonnement oder 10,70 Euro (pro Benutzer/Monat) im Monatsabonnement

Office 365 Business Premium

Office 365 Business Premium vereint die Funktionen von Office 365 Business und Office 365 Business Essentials in einem einzigen Plan. Damit beinhaltet das Paket sowohl die neuesten Microsoft-Office-Produkte als Online- und Desktop-Version als auch den Zugang zu den leistungsstarken Kommunikationsplattformen Exchange Online und Skype for Business. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie alle Tools, die Sie als modernes Kleinunternehmen für die Strukturierung und das gemeinsame Arbeiten an Projekten benötigen, von einem einzigen Anbieter beziehen. Auf zusätzliche Hard- oder Software, um beispielsweise einen E-Mail- oder einen File-Server zu betreiben, sind Sie nicht angewiesen.

Wie bei den anderen beiden Business-Plänen können Sie sich dabei auf die Funktionalität und Verfügbarkeit der Dienste verlassen: Microsoft garantiert eine hohe Verfügbarkeit von 99,9 Prozent und ist bei kritischen Problemen mit der Software jederzeit telefonisch erreichbar. Alle Daten, die Sie auf den Microsoft-Servern ablegen, sind dabei durch modernste Sicherheitsmaßnahmen und proaktive Überwachung geschützt. Gleichzeitig gehören diese Daten zu jedem Zeitpunkt Ihnen und Ihrem Unternehmen – Microsoft scannt weder gespeicherte E-Mails noch Dokumente zu Werbezwecken. Um den Sicherheitsstandard zu gewährleisten, erhalten Sie alle neuen Versions-Upgrades und Funktionen kostenlos. Mithilfe der Active-Directory-Integration fügen Sie jederzeit problemlos neue Nutzer hinzu und verwalten die Anmeldeinformationen und Zugangsberechtigungen aller Mitarbeiter.

Fazit

Mit Office 365 Business Premium erwerben Sie die Komplettlösung für den Büroalltag Ihres Unternehmens, die Ihnen nicht nur eine firmenübergreifende E-Mail-Lösung inklusive Kalender und 50 GB Speicherplatz pro Benutzer gewährt, sondern auch Videokonferenzen in HD-Qualität für bis zu 250 Personen ermöglicht. Darüber hinaus können Sie bis zu 300 Mitarbeiter mit der neuesten Office-Suite (Online- und Offline-Version) versorgen. Projektdateien und wichtige Unternehmensdaten speichern Sie bequem in der Microsoft-Cloud OneDrive for Business. Ob Ihre Mitarbeiter vor Ort, zu Hause oder von unterwegs arbeiten, spielt bei Office 365 Business Premium keine Rolle: Mit Internetzugang und der entsprechenden Berechtigung kann jeder Nutzer zu jedem Zeitpunkt auf den Großteil der Komponenten zugreifen.

Kosten: 10,50 Euro (pro Benutzer/Monat) im Jahresabonnement oder 12,70 Euro (pro Benutzer/Monat) im Monatsabonnement

Die MS Office 365 Business-Lösungen von 1&1

Die Business-Pakete, die Microsoft im Rahmen von Office 365 anbietet, sind perfekt auf die Bedürfnisse kleinerer und größerer Unternehmen zugeschnitten: Sie erhalten leistungsstarke Anwendungen in App-, Desktop- und Webvariante, regelmäßige Aktualisierungen sowie erstklassige Onlinespeicher-Kapazitäten für E-Mails und Ihre Dokumente. Bei Interesse an einem der präsentierten Pläne können Sie ein entsprechendes Office 365 Abonnement auch direkt bei 1&1 abschließen. Die Pakete OfficeBusiness, OfficePremium und OfficePremium Plus beinhalten die perfekte Kombination aus den Microsoft-Plänen und dem bewährten Support- und Sicherheitsleistungen von 1&1.

So bietet 1&1 Ihnen neben den standardmäßigen Microsoft-Features u. a. einen optionalen Einrichtungsservice und geleiten Sie Schritt für Schritt durch die Installation und Konfiguration der Anwendungen – egal, ob es um OneDrive, Skype for Business oder Ihr Outlook-Konto geht. Auch im Anschluss stehen Ihnen die Support-Mitarbeiter rund um die Uhr telefonisch zur Verfügung, wenn Sie Probleme oder Fragen zu Software, Abonnement oder ähnlichen Themen haben. Um Ihre Daten optimal zu schützen, bietet 1&1 Ihnen neben der Sicherung in Ihren zertifizierten Rechenzentren auch den besten Spam- und Malware-Schutz für Outlook und Co. Mit dem Erwerb von OfficePremium Plus erhalten Sie außerdem das Sicherheitspaket Norton Security Online sowie eine kostenfreie Domain im ersten Vertragsjahr (auch im OfficeBusiness-Paket).

In der folgenden Tabelle haben wir die wichtigsten Eckdaten der 1&1 Office 365 Business-Editionen inklusive verfügbarer Lizenzmodelle und Kosten für Sie zusammengefasst:

  OfficeBusiness OfficePremium OfficePremium Plus
Webversionen von PowerPoint, Excel, Word und OneNote x x x
Exchange Online x   x
OneDrive x x x
Skype for Business x   x
Teamwebsites x   x
Installierbare Office-Suite (Word, Access, Excel und Co.)   x x
Cloud-Speicher 1 TB 1 TB 1 TB
E-Mail-Speicher 50 GB   50 GB
Norton Security Onlinex     x
Kostenlose Domain (im ersten Jahr)xx x   x
Optionaler Set-up-Servicexxx x x x
Monatliche Kosten (1 Lizenz) 2,99 Euro 4,99 Euro 6,99 Euro
Tipp

Insbesondere als bestehender Kunde von 1&1 profitieren Sie von den Office-Lösungen. Diese vereinen 1&1 Hosting-Produkte und die leistungsstarken Microsoft-Anwendungen, Sie brauchen sich dennoch nur an einen Ansprechpartner zu wenden – egal, ob es um die Rechnung, technischen Support oder den Log-in für das Control Center geht.

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