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Office 365 kaufen: Die MS Office-Suite im Abo – Teil 1

Microsoft ist im Cloud-Business angekommen. Statt Lizenzen an Software-Produkte zu koppeln, die von Anwendern einmalig erworben werden, setzt das Unternehmen im Endkundengeschäft zunehmend auf Abonnements. Auch die beliebte Office-Suite steht Anwendern seit Jahren als Software-as-a-Service zur Verfügung. Lizenzen für das Abo-Modell Office 365 werden deutlich stärker beworben als alternative Vertriebswege. Die klassische Software-Suite als einmalig zu erwerbende Desktop-Installation scheint in den Hintergrund zu rücken. Doch worin liegt die Stärke einer cloudbasierten Software-Bereitstellung? Und lohnt sich der Umstieg für Privatanwender und Geschäftskunden?

Was ist Office 365?

Unter dem Markennamen Office 365 vertreibt Microsoft seine Produktivitäts-Software seit 2011 auch cloudbasiert im Abo-Modell. Die beliebte Office-Suite muss somit nicht länger als Desktop-Installation erworben werden, sondern steht in der Cloud als Software-as-a-Service zur Verfügung. Dieses Vertriebsmodell ist nicht neu, für langjährige Microsoft-Kunden jedoch ungewohnt. Zusätzliche Verwirrung stiften alternative Microsoft-Angebote wie Office Online und Office 2016 sowie der Umfang der verfügbaren Lizenzmodelle. Wir zeigen, in welchen Punkten sich die Software-Alternativen unterscheiden und geben Ihnen einen Überblick über das Funktionsspektrum von Office 365 für Privatanwender und den Einsatz im Unternehmen.

  • Office Online: Mit Office Online stellt Microsoft zusätzlich zur lizensierten Software Versionen von Word, Excel, PowerPoint, OneNote und OneDrive in Form von Web-Apps mit reduziertem Funktionsumfang zur Verfügung. Die einzelnen Anwendungen werden im Webbrowser ausgeführt und lassen sich somit unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem auf diversen Endgeräten einsetzen. Einzige Voraussetzung ist eine Verbindung zum Internet sowie ein kostenloser Microsoft-Account.

  • Office 2016: Bei Office 2016 handelt es sich um die Microsoft Office Suite in Form einer klassischen Desktop-Installation. Ein Anwender erwirbt einmalig entweder eine Box mit Datenträger im Einzelhandel oder einen Download inklusive Produktschlüssel online. Der Erwerb der Software berechtigt Anwender zur Nutzung auf einem Endgerät. Anders als beim Abo-Modell von Office 365 wird Office 2016 nicht automatisch aktualisiert. Soll eine neue Version der Produktivitäts-Software zum Einsatz kommen, muss diese erneut erworben werden.

Office 365 schließt die Lücke zwischen den Web-Apps, die im Rahmen von Office Online angeboten werden, und der klassischen Desktop-Installation, wie sie mit Office 2016 zur Verfügung steht. Statt die Software einmalig zu erwerben, schließen Anwender ein Abonnement ab. Für die Dauer der Vertragslaufzeit erhält ein Abonnent damit uneingeschränkten Zugriff auf alle Anwendungen und Funktionen, die im jeweiligen Abo-Paket enthalten sind. Dazu steht Nutzern die Weboberfläche von Office 365 im Webbrowser zur Verfügung. Hier haben Benutzer Zugriff auf die Office-Online-Apps.

Ausgewählte Versionen von Office 365 enthalten zudem installierbare Vollversionen der bekannten Office-Anwendungen, erweitern das Funktionsspektrum gegenüber der Office-2016-Suite jedoch um weitere Cloud-Services wie Onlinespeicher und Internettelefonie.

Sofern eine lokale Version der Office-Suite im Produktumfang enthalten ist, finden Anwender auf der Web-Oberfläche eine Schaltfläche, über die sich die Installation auf einem beliebigen PC oder Mac, sowie auf mobilen Endgeräten (Windows, Android oder OS X) aus der Cloud starten lässt.

Der Begriff „Cloud“ steht in diesem Zusammenhang für webbasierte Computerdienste, bei denen nicht die eigenen Hardware- und Software-Ressourcen, sondern die eines externen Anbieters in Anspruch genommen werden. Auch Office 365 arbeitet cloudbasiert. Datenspeicherung, Rechenprozesse und Software-Installationen erfolgen zum Großteil auf Servern des Microsoft-Rechenzentrums. Für Anwender hat dies den Vorteil, dass Office-365-Dienste praktisch überall verfügbar sind, wo eine Verbindung zum Internet besteht.

Der Nachteil dieser cloudbasierten Software-Nutzung ist jedoch, dass sensible Daten in Form von E-Mails, Dokumenten, Fotos oder Videos in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Nutzer sind somit gezwungen, sich mit den Datenschutzbestimmungen von Microsoft zu arrangieren. Im Rahmen einer geschäftlichen Nutzung von Office 365 können zudem weitere Schritte wie ein umfassender Auftragsdatenverarbeitungsvertrag erforderlich sein.

Sie möchten Office 365 im Abo erwerben, Ihre Daten aber nicht der Microsoft-Cloud und damit Servern im Ausland anvertrauen? Kein Problem, die beliebten Büroanwendungen finden Sie mit gleichem Funktionsumfang auch bei 1&1. Als Rundum-Service-Provider für MS Office 365 bietet 1&1 Ihnen drei speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen abgestimmte Produktpakete – auf Wunsch mit kostenlosem Einrichtungs-Service und Erstübertragung Ihrer Bestandsdaten. Alle Daten, die Sie mit Office 365 im 1&1 Hosting cloudbasiert verwalten, werden in einem unserer TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert und unterliegen damit einem der strengsten Datenschutzgesetze der Welt.

Ein Plan für jedes Einsatzszenario

Die Abo-Pakete der Produktivitäts-Software Office 365 werden von Microsoft in Form von „Plänen“ angeboten. Das Unternehmen hält verschiedene Pläne für Privatanwender, Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützige Organisationen bereit, die sich im Umfang der verfügbaren Anwendungen und Funktionen deutlich unterschieden.

Office 365 für Privatnutzer

Das Funktionsspektrum von Office 365 hängt mit der gewählten Abo-Variante – dem sogenannten Plan – zusammen. Für die private Nutzung sieht Microsoft folgende Pläne vor:

Office 365 Personal

Der Plan Office 365 Personal richtet sich an einzelne Benutzer, die die Produktivitäts-Software nur auf einem Computer nutzen möchten. Mit dem Erwerb des Software-Abonnements erhalten Anwender Zugriff auf die Programme Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access in der Version 2016. Diese stehen in Form von Office Online über den Webbrowser zur Verfügung und lassen sich auf einem PC oder Mac als Desktop-Anwendung installieren. Für die Nutzung auf jeweils einem Tablet und Smartphone wird eine optimierte Office-Oberfläche angeboten. Alle erstellten Dokumente lassen sich offline speichern. Zudem enthält das Abonnement 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher und 60 Freiminuten für Skype-Anrufe ins deutsche Festnetz und alle Mobilfunknetze.

Kosten: Ein Abonnement für Office 365 Personal kann für 69,00 € pro Jahr oder 7,00 € pro Monat erworben werden.

Office 365 Home

Mit dem Plan Office 365 Home nimmt Microsoft Familien und Privatnutzer mit mehreren Endgeräten ins Visier. Die im Abonnement enthaltenen Funktionen entsprechen denen der Version Office 365 Personal, stehen jedoch für bis zu fünf Benutzer zur Verfügung. Alle Anwendungen lassen sich auf bis zu fünf PCs oder Macs lokal installieren. Zudem werden je fünf Tablets und Smartphones unterstützt, die die Produktivitäts-Software auf einer für Mobilgeräte optimierten Oberfläche darstellen. Darüber hinaus gewährt Office 365 Home für bis zu fünf Benutzer jeweils 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher und 60 Freiminuten für Skype-Anrufe.

Kosten: Die Abo-Lizenz für Office 365 Home kaufen Anwender entweder für 99,00 € pro Jahr oder 10,00 € pro Monat.

Der zentrale Unterschied der beiden Office-365-Pläne für den privaten Einsatz liegt in der Anzahl der unterstützten Benutzer und Installationen. Während Office 365 Personal nur einen Benutzer vorsieht, lassen sich bei Office 365 Home bis zu fünf Benutzerkonten einrichten. Beide Pläne bieten Abonnenten einen technischen Support per Chat oder Telefon. Zudem sind im Abo-Model Aktualisierungen auf Nachfolgeversionen der Office-Anwendungen inklusive. Nutzer arbeiten somit immer mit modernster Software.

Office 365 für Businesskunden

Auch für Businesskunden bietet Microsoft Abo-Modelle, die je nach Plan die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen abdecken oder in Form von Enterprise-Plänen auf Großunternehmen zugeschnitten sind.

Office 365 Business Essentials

4,20 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Office 365 Business

8,80 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Office 365 Business Premium

10,50 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Office 365 ProPlus

12,90 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Office 365 Enterprise E1

6,70 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Office 365 Enterprise E3

19,70 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Office 365 Enterprise E5

34,40 € pro Benutzer/Monat im Jahresabonnement

Vergleichen Sie die Microsoft-Business-Pläne mit dem Alternativangebot von 1&1:

1&1 OfficeBusiness 2,99 € pro Einzellizenz
1&1 OfficePremium 4,99 € pro Einzellizenz
1& OfficePremium Plus 6,99 € pro Einzellizenz
Tipp

Sichern Sie sich jetzt bei 1&1 das passende Microsoft Office 365 Paket für Ihr Unternehmen.

Eine detaillierte Gegenüberstellung der Business-Pläne von Microsoft und 1&1 findet sich im zweiten Teil unserer Reihe über Office 365.

Office 365 für Behörden

Speziell für Behörden bietet Microsoft sogenannte Government-Pläne an. Dabei handelt es sich um Enterprise-Abonnements von Office 365 zu vergünstigten Preisen. Voraussetzung für den Vertragsabschluss ist jedoch ein Nachweis darüber, dass sämtliche Anspruchsvoraussetzungen für die Teilnahme als Behördenorganisation erfüllt werden.

Office 365 Enterprise E1

Behördenpreise

Office 365 Enterprise E3

Behördenpreise

Office 365 Enterprise E5

Behördenpreise

Office 365 für Schüler, Studenten und Lehrkräfte

Für Voll- oder Teilzeitstudierende, Hochschullehrer und Universitätsangestellte hält Microsoft den Plan Office 365 University bereit, der für einen Zeitraum von vier Jahren einen vergünstigten Zugang zu Office-Anwendungen gewährt.

Office 365 University

Der Plan Office 365 University stellt immatrikulierten Studenten, Hochschullehrkräften und Universitätsangestellten die installierbare Vollversion der Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access in der aktuellsten Version zur Verfügung. Das Abonnement ist auf vier Jahre befristet und setzt einen Berechtigungsnachweis voraus. Office 365 University ermöglicht die Installation der Office-Oberfläche auf je zwei Computern (PC oder Mac), Tablets und Smartphones und enthält 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher sowie 60 Skype-Gesprächsminuten für Anrufe in Fest- und Mobilfunknetze.

Kosten: 79,00 € für 4 Jahre (etwa 1,65 € pro Monat)

Anwender, die Office 365 University kaufen, müssen die Software zunächst aktivieren, um diese zu benutzen. Diese Aktivierung umfasst einen Onlinenachweis der benötigten Berechtigung. Berechtigt sind ausschließlich Angehörige staatlich anerkannter Universitäten, technischer Hochschulen sowie Fachhochschulen und Berufsfachschulen. Vor dem Erwerb von Office 365 University sollten Interessenten jedoch prüfen, ob sie eventuell berechtigt sind, eine kostenlose Office-Version über ihre Bildungseinrichtung zu beziehen.

Staatlich anerkannte Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten haben die Möglichkeit, sich bei Microsoft zu registrieren, um Schülern, Studenten und Lehrkräften einen Zugang zu folgenden ausgewählten Plänen der Produktivitäts-Software zu gewähren. Diese werden als Produktlinie „Education“ vertrieben.

Office 365 Education

Mit Office 365 Education bietet Microsoft eine erweiterte Version von Office Online an. Neben den Office-Web-Apps Word, PowerPoint, Excel und OneNote stehen Schülern, Studenten und Lehrkräften 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher sowie das soziale Netzwerk Yammer und die Webanwendung SharePoint Websites kostenlos zur Verfügung.

Kosten: Kostenlos

Office 365 Education E5

Der Plan Office 365 Education E5 bietet Schülern, Studenten und Lehrkräften das volle Funktionsspektrum der Produktivitäts-Software zu vergünstigten Preisen. Voraussetzung ist wie bei Office 365 Education die Zugehörigkeit zu einer staatlich anerkannten Bildungseinrichtung. Anders als die kostenlose Variante enthält Office 365 Education E5 installierbare Vollversionen der Office-Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher und OneNote sowie eine optimierte Office-Oberfläche für Tablets und Smartphones.

Kosten: Ein Abonnement von Office 365 Education E5 kostet für Schüler und Studenten 5,90 € im Monat. Lehrende zahlen monatlich 7,90 € (Preise zzgl. MwSt.).

Die Kosten für die Bereitstellung der Education-Pläne werden von der jeweiligen Bildungseinrichtung getragen. Schüler, Studenten oder Lehrkräfte beziehen Office 365 über eine offizielle E-Mail-Adresse ihrer Schule oder Universität.

Office 365 für gemeinnützige Organisationen

Auf die Bedürfnisse gemeinnütziger Organisationen hat Microsoft die Produktreihe „Non-Profit“ zugeschnitten. Diese orientiert sich an den Business- und Enterprise-Plänen, räumt gemeinnützigen Organisationen jedoch einen Preisnachlass ein. Ausgewählte Pläne stehen als Spende kostenlos zur Verfügung.

Office 365 Non-Profit Business Essentials

Spende

Office 365 Non-Profit Business Premium

1,70 € pro Benutzer/Monat

Office 365 Non-Profit E1

Spende

Office 365 Non-Profit E3

4,40 € pro Benutzer/Monat

Office 365 Non-Profit E5

9,80 € pro Benutzer/Monat

Um in den Genuss eines vergünstigten Abonnements oder einer Software-Spende zu kommen, müssen Organisationen jedoch nachweisen, dass sie im jeweiligen Heimatland den anerkannten Status einer gemeinnützigen Einrichtung besitzen.

Alle Pläne für die Bereich Business, Enterprise, Education oder Non-Profit bieten eine Active-Directory-Integration, die eine einfache Verwaltung von Benutzer-Anmeldeinformationen und -Berechtigungen ermöglicht. Für einsatzkritische Probleme stehen rund um die Uhr ein Websupport auf IT-Ebene und ein telefonischer Support zur Verfügung. Für alle Dienste garantiert Microsoft eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent.

Welche Anwendungen umfasst Office 365?

Je nachdem, für welchen Plan sich ein Anwender entscheidet, stehen im Rahmen des Office-365-Abonnements eine Reihe professioneller Microsoft-Anwendungen zur Texterstellung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Datenbankverwaltung zur Verfügung. Darüber hinaus bietet die cloudbasierte Produktivitäts-Software Zugang zu E-Mail- und Groupware-Funktionen, eine zentrale Datenablage sowie ein leistungsstarkes Tool für Instant-Messaging, Videokonferenzen, IP-Telefonie und Screen-Sharing.

Zahlreiche Neuerungen und Features werden exklusiv für das Abo-Modell angeboten und setzen ein Office-365-Konto voraus.

Word

Microsoft Word ist der Klassiker unter den Textverarbeitungsprogrammen. Auch Office 365 bietet Abonnenten die Möglichkeit, Dokumente in der vertrauten Word-Benutzeroberfläche zu erstellen. Je nach Plan steht dafür die Web-App mit reduziertem Funktionsspektrum, die vollumfängliche Desktop-Installation oder eine an Mobilgeräte angepasste Version zur Verfügung.

Anders als die Version der Desktop-Suite Office 2016 verknüpft Word im Abo-Modell professionelle Texterstellung mit diversen Cloud-Funktionen. Ein Office-365-Konto bietet Anbindungen an den Cloud-Speicher OneDrive und das Content-Management-System SharePoint. Dies ermöglicht Nutzern eine zentrale Verwaltung von Dokumenten und die Freigabe für andere Benutzer. So können ganze Teams Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und sich dabei direkt in Word austauschen.

Excel

Microsoft Excel ist weltweit die meistgenutzte Software für professionelle Tabellenkalkulation. Wer numerische oder textbasierte Datensätze ordnen, filtern, formatieren, analysieren oder visualisieren möchte, greift zur Standardlösung von Microsoft. Das Programm umfasst umfangreiche Formelsammlungen und mathematische Funktionen – zum Beispiel für kaufmännische oder statistische Berechnungen – und ist aus dem Büroalltag zahlreicher Nutzer nicht mehr wegzudenken.

Als Teil des Cloud-Dienstes Office 365 bietet Excel 2016 Schnittstellen zu OneDrive und SharePoint. Nutzer haben so die Möglichkeit, Excel-Arbeitsmappen im Team freizugeben und in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Voraussetzung dafür ist ein Internetzugang und die Anmeldung mit einem Microsoft- oder Office-365-Konto.

PowerPoint

Bei Microsoft PowerPoint handelt es sich um eine interaktive Präsentations-Software. Das Programm basiert auf einem seitenorientierten Konzept, bei dem Inhalte in Form von Textblöcken, Grafiken, Diagrammen oder Multimedia-Elementen auf nacheinander folgenden Folien dargestellt werden. Diverse Designvorlagen, Autoformen, Diagramme und Smartart-Elemente lassen sich individuell anpassen und bieten Anwendern einen großen Gestaltungsfreiraum.

Abonnenten von Office 365 steht zudem der PowerPoint-Designer zur Seite. Dieses Exklusiv-Feature automatisiert den kreativen Prozess bei der Erstellung einer Präsentation, indem es für jedes neu eingefügte Element ansprechende Designideen vorschlägt. Ebenfalls nur im Office-365-Abonnement verfügbar ist die Animationsfunktion Morph, die Anwendern umfangreiche Möglichkeiten bei der Gestaltung des Folienübergangs bietet.

Quelle: Microsoft Office Videos YouTube Channel – www.youtube.com/watch

Wie bei Word und Excel setzt Microsoft auch bei der PowerPoint-Version 2016 auf eine zentrale Dateiverwaltung und synchrones Arbeiten im Team. Auch hier ist die Anbindung an OneDrive und SharePoint an ein Microsoft- oder Office-365-Konto geknüpft.

OneNote

OneNote ist Microsofts digitales Notizbuch. Anwender können mit der Software Notizen erstellen, ordnen und mit anderen Benutzern teilen. Neben der Texteingabe über die Tastatur unterstützt OneNote Bilder sowie Audio- und Videodateien. Auf Touchscreen-Geräten lassen sich Notizen oder Zeichnungen mit einem Tablet-Stift oder der Fingerspitze anfertigen. Werden Inhalte aus anderen Anwendungen oder dem Internet integriert, fügt OneNote automatisch einen Link zur Quelle ein.

Als Teil von Office 365 lässt sich OneNote mit den Cloud-Diensten OneDrive und SharePoint verknüpfen, um Notizen mit Freunden, der Familie oder Arbeitskollegen zu teilen oder gemeinsam zu bearbeiten. Erstellte Notizen werden automatisch gespeichert und in der Cloud synchronisiert, sodass Anwendern auf allen Endgeräten stets die aktuellste Dateiversion zur Verfügung steht.

Outlook

Outlook ist Microsofts E-Mail-Programm und Personal-Information-Manager (PIM). Anwender verwalten mit der Software E-Mails, Kontakte, Termine und Aufgaben. In Unternehmensarchitekturen kommt Outlook in der Regel als Client für den Microsoft Exchange Server zum Einsatz. In der Kombination mit Microsofts Mailserver-Lösung steht Anwendern ein erweitertes Funktionsspektrum der Software inklusive Abwesenheitsassistent, Postfachfreigaben und Stellvertretungen zur Verfügung.

Outlook ermöglicht es, Gruppen zu erstellen, um Dateien und Notizen zu teilen. In Kombination mit Skype for Business lassen sich Sprach- und Videoanrufe direkt aus Outlook heraus starten. Dank einer Schnittstelle zu OneDrive und OneDrive for Business kann man Anlagen direkt aus der Cloud laden und mit Freunden, der Familie oder Geschäftspartnern teilen.

Access

Access ist Microsofts Datenbank-Management-System für Endbenutzer. Die Software kombiniert die Datenbank-Engine Jet mit einer integrierten Entwicklungsumgebung (integrated development environment, IDE). Diese steht über eine grafische Benutzeroberfläche zur Verfügung. Anwender erstellen mit Access auch ohne Programmierkenntnisse benutzerdefinierte Datenbank-Apps als Desktop-Anwendung oder für den Webbrowser. Dabei werden alle Daten im Backend auf SQL-Servern und der Microsoft-Azure-SQL-Datenbank gespeichert. Sie profitieren so von hoher Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Skalierbarkeit.

Dank professionell gestalteter App-Vorlagen mit benutzerfreundlicher Oberfläche bietet Access auch Einsteigern einen schnellen Start in die Datenbankverwaltung. Erfahrene Anwender erstellen mit dem Programm in wenigen Schritten auch individuelle Apps.

Eine einfache Freigabe der Access-Anwendungen ermöglicht der optimale Dienst Access Services, eine Komponente von SharePoint Server, die in ausgewählten Plänen von Office 365 enthalten ist. Das Clientprogramm und alle Funktionen von Access lassen sich nur in Kombination mit einem Windows-PC nutzen.

Publisher

Bei Publisher handelt es sich um die Desktop-Publishing-Software im Microsoft-Universum. Das Programm bietet Funktionen, um professionelle Druckpublikationen, Onlinepräsentationen oder Websites zu erstellen, erreicht dabei aber nicht die Komplexitäten einschlägiger Branchensoftware wie Adobe InDesign oder QuarkXPress. Das für Einsteiger geeignete Programm überzeugt jedoch durch eine einfache Handhabung und diverse Vorlagen.

Sind Anwender mit einem Microsoft- oder Office-365-Konto angemeldet, werden alle mit Publisher erstellen Präsentationen automatisch in der Cloud gespeichert und lassen sich so per Freigabelink teilen und gemeinsam bearbeiten. Publisher ist nur für Windows-PCs verfügbar.

Planner

Planner ist ein für Office 365 entwickeltes Projektmanagement-Tool zur Aufgabenverwaltung. Die Software vernetzt Teams in der Cloud und ermöglicht diesen, die gemeinsame Arbeit zu organisieren. Anwender erstellen mit Planner Projektpläne und Aufgaben, teilen diese Bearbeitern zu und setzen Abgabetermine fest. Statistiken und grafische Visualisierungen geben allen Beteiligten einen Überblick über den Fortschritt des Projekts. Die Kommunikation im Team erfolgt direkt via Planner. Zudem bietet die Software Anbindungen zu anderen Office-365-Anwendungen. Nutzer haben aus dem Programm heraus Zugriff auf E-Mails, Dokumente und Dateien im Cloud-Speicher. Mit diesen Funktionen etabliert sich Planner als Alternative zu vergleichbaren Produkten wie Trello oder Asana.

Sway

Mit Sway ergänzt Microsoft die Office-Suite um eine Webanwendung für das digitale Storytelling. Die Software ermöglicht es Anwendern, Text- und Multimedia-Elemente aus diversen Quellen wie dem eigenen Computer, der Suchmaschine Bing, dem Cloud-Speicher OneDrive, YouTube oder Facebook in interaktive Präsentationen zu integrieren. Sway-Projekte – auch einfach „Sways“ genannt – lassen sich über den Webbrowser bearbeiten, abspielen und online mit Freunden, Kollegen oder Geschäftspartnern teilen. Diese benötigen lediglich einen Freigabelink, um die Präsentation vom Microsoft-Server abzurufen und ohne Log-in oder Registrierung im Browser

Exchange Online

Exchange Online ist Microsofts cloudgestützte Alternative zur beliebten Groupware- und Mailserver-Software Exchange Server. Während der klassische Exchange Server als On-Premises-Software betrieben wird, bietet Microsoft mit Exchange Online ein Abo-Modell, bei dem die Server-Software nicht in den unternehmenseigenen Räumlichkeiten, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet wird – ein Modell, das sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene IT-Infrastruktur richtet. Exchange Online ist Teil des Office-365-Plans Business Premium sowie der Enterprise-Pläne E1, E3 und E5.

OneDrive und OneDrive for Business

OneDrive ist der Name für Microsofts Cloud-Speicher-Plattform. Im Rahmen der Office-365-Pläne Home, Personal und Education bietet Microsoft Benutzern 1 TB Cloud-Speicher im Microsoft-Rechenzentrum. Abonnenten von Office 365 haben somit die Möglichkeit, Dokumente, Fotos oder andere Dateien zentral abzulegen, mit anderen Benutzern zu teilen oder gemeinsam zu bearbeiten. Durch integrierte Synchronisationsoptionen lassen sich ausgewählte OneDrive-Ordner zudem offline verfügbar machen.

Bei OneDrive for Business handelt es sich um eine erweiterte Version des Onlinespeichers für den geschäftlichen Einsatz. Benutzerkonten für OneDrive for Business sind in den Business- und Enterprise-Plänen von Office 365 enthalten und werden Mitarbeitern durch ihren Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Anders als bei OneDrive handelt es sich somit um Mitarbeiterkonten, die nicht privat, sondern durch den System-Administrator des jeweiligen Unternehmens bzw. der Organisation verwaltet werden. Unternehmen haben so die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern unterschiedliche Zugriffsrechte auf Daten in der Cloud zu gewähren. Die Sicherheit von Geschäftsdaten stellt Microsoft bei OneDrive for Business durch erweiterte Verschlüsselungs- und Compliance-Funktionen sicher. Auch hier umfasst das Speicherkontingent 1 TB pro Benutzer.

Beide Versionen des Microsoft-Onlinespeichers lassen sich in andere Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder OneNote integrieren, sodass Nutzer auch aus den entsprechenden Programmen heraus in Echtzeit auf Daten in der Cloud zugreifen.

Skype und Skype for Business

Seit 2011 gehört auch Skype zur Microsoft-Produktpalette. Der kostenlose Onlinedienst unterstützt Instant-Messaging, Videokonferenzen, IP-Telefonie, Dateiübertragung sowie Screen-Sharing und steht Nutzern über den Browser oder als separates Anwendungsprogramm zur Verfügung. Während Internettelefonate zwischen verschiedenen Skype-Benutzern kostenlos sind, fallen bei Anrufen ins Festnetz oder auf Mobiltelefone Gebühren an. Diese werden in Form von Gesprächsminuten abgerechnet.

Die Office-365-Pläne Home, Personal und University beinhalten 60 Skype-Gesprächsminuten pro Benutzer. Mit diesen führen Abonnenten Anrufe in mehr als 60 Festnetze weltweit und in die Mobilfunknetze von acht Ländern inklusive den USA und Kanada. Mobilfunknummern in Deutschland werden nicht unterstützt. Ungenutzte Gesprächsminuten verfallen am Ende des Monats. Um Anrufe aus herkömmlichen Telefonnetzen entgegenzunehmen, haben Skype-Nutzer die Möglichkeit, eine Festnetznummer für ihr Skype-Konto zu erwerben.

Während sich der kostenlose Onlinedienst Skype an Privatnutzer, Selbstständige und kleine Unternehmen richtet, nimmt Microsoft mit Skype for Business Großkunden ins Visier. Skype for Business erweitert die Anzahl an Personen, die in Onlinekonferenzen eingebunden werden können, und bietet Unternehmen erweiterte Sicherheitsfunktionen sowie die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterkonten. Zudem lässt sich Skype for Business in andere Office-Anwendungen wie Outlook einbinden. Skype for Business ist in ausgewählten Business- und Enterprise-Plänen von Office 365 enthalten.

SharePoint Online

Bei SharePoint Online handelt es sich um eine cloudbasierte Alternative zu SharePoint Server, einer Software, mit der sich team- und projektorientierte Websites für die interne Zusammenarbeit erstellen und verwalten lassen. SharePoint Online fungiert als Content- und Dokumenten-Management-System und stellt ein Intranet-Portal für die organisationsinterne Veröffentlichung von Informationen und Neuigkeiten bereit. Mitarbeiter erstellen mit SharePoint Online Websites, Blogs oder Diskussionsportale, um Inhalte zentral zur Verfügung zu stellen und gemeinsam zu bearbeiten.

Anders als SharePoint Server wird die auf Kernfunktionen reduzierte Onlineversion nicht lokal installiert und bereitgestellt, sondern im Microsoft-Rechenzentrum gehostet. Dies hat für kleine und mittlere Unternehmen den Vorteil, dass die für den Dienst benötigte Infrastruktur nicht selbst angeschafft und verwaltet werden muss.

SharePoint Online ist in allen Office 365-Abonemments enthalten, die einzelnen Pläne unterschieden sich jedoch im Umfang der verfügbaren SharePoint-Funktionen. Eine detaillierte Übersicht findet sich in der SharePoint-Online-Dienstbeschreibung.

Um den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen einer Unternehmensanwendung gerecht zu werden, bietet SharePoint flexible Verwaltungsoptionen, mit denen sich einheitliche Richtlinien für sämtliche Prozesse und alle involvierten Mitarbeitergeräte definieren lassen.

Yammer

Bei Yammer handelt es sich um ein soziales Netzwerk für den Unternehmenseinsatz, das die offene Zusammenarbeit im Team fördern und Diskussionen an einem zentralen Ort zusammenführen soll. Mit Yammer lassen sich unternehmensinterne Mitarbeiter-Netzwerke sowie externe Netzwerke für die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern erstellen.

Der Dienst ist in zwei Versionen verfügbar: Yammer Basic und Yammer Enterprise. Eine Übersicht der verfügbaren Funktionen beider Versionen findet sich in der Beschreibung des Yammer-Dienstes. Yammer Basic lässt sich kostenlos aktivieren, um erweiterte Funktionen für das soziale Netzwerk in Office-Anwendungen zu integrieren. Yammer Enterprise ist Teil ausgewählter Business-, Enterprise- und Education-Pläne.

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