So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein

Unabhängig davon, ob Sie im Urlaub sind, auf Dienstreise, krankgeschrieben oder aus sonstigen Gründen nicht erreichbar: Eine automatische Abwesenheitsnotiz informiert Ihre E-Mail-Kontakte über Ihre Abwesenheit. Je nach Bedarf können Sie über die Abwesenheitsnotiz auch auf eine Vertretung oder eine Kontaktperson hinweisen. Wie Sie eine Abwesenheitsnotiz idealerweise formulieren, ist dabei kontextabhängig.

Haben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz erstellt, wollen Sie sie in der Regel als automatische Antwort in Ihrem E-Mail-Programm aktivieren. Bei Outlook können Sie genau festlegen, wer Ihre Abwesenheitsnotiz erhält, und Regeln einrichten, damit E-Mails bestimmter, vorher festgelegter Verfasser anders beantwortet werden als die anderer Kontakte. Wir erklären Ihnen, wie Sie bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten.

Abwesenheitsnotiz in Outlook einrichten

1. Klicken Sie in Outlook oben links auf „Datei“. Daraufhin öffnet sich ein Menüfenster mit Ihren Kontoinformationen und einigen Optionen.

2. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Automatische Antworten“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster.

3. In diesem Fenster können Sie die automatische Antwort aktivieren und einen Zeitraum festlegen, in dem Outlook Ihre Abwesenheitsnotiz automatisch versendet. Wenn Sie „ab sofort“ nicht verfügbar sind, lassen Sie den Haken bei „Nur in diesem Zeitraum senden“ einfach weg.

Im unteren Feld haben Sie zwei Registerkarten. Dort können Sie zwei Abwesenheitsnotizen erstellen. „Innerhalb meiner Organisation“ heißt, dass Kontakte mit gleichem Domänenteil (nach dem „@“) diese Abwesenheitsnotiz bekommen, wenn diese Sie anschreiben.

Alle anderen Kontakte erhalten auf Wunsch diejenige Abwesenheitsnotiz, die Sie in der rechten Registerkarte eingeben. In vielen Fällen können beide Benachrichtigungen identisch sein, wodurch ein einfaches Kopieren und Einfügen der ersten Abwesenheitsnotiz ausreicht. Manchmal möchten Sie aber unterschiedliche Abwesenheitsnotizen formulieren: zum Beispiel eine eher lustige für Ihre Kollegen und eine seriöse für Kunden. Sie können auch festlegen, dass nur Personen in Ihrem Adressbuch eine automatische Antwort erhalten.

4. Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz(en) fertig eingerichtet haben, klicken Sie auf „Ok“. Ihre automatische Antwort samt Abwesenheitsnotiz ist dann in Outlook aktiviert.

Tipp

Erstellen Sie doch gleich Ihre eigene E-Mail-Adresse mit eigener Domain! Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz ist dann ganz einfach.

Regeln für die Abwesenheitsnotiz in Outlook festlegen

Sie sind im Urlaub und möchten in dieser Zeit keine E-Mails von Kollegen oder Kunden lesen, aber für Ihren Chef im Notfall erreichbar sein? Warten Sie ungeduldig auf die Antwort eines Vertriebspartners und möchten diese auch im Urlaub einsehen können? Sie wollen zumindest für Ihre Abteilung erreichbar sein? Solche Sonderfälle lassen sich in Outlook in der Kategorie „Regeln für automatische Antworten“ definieren. Klicken Sie einfach im Dialogfeld „Automatische Antworten“ unten links auf „Regeln…“.

Über „Regel hinzufügen“ können Sie nun nach und nach Ausnahmeregeln für bestimmte Kontakte oder E-Mails erstellen.

Von oben nach unten können Sie folgende Merkmale näher spezifizieren, um Ihre Regeln einzurichten:

  • Von…: Hier können Sie bestimmte Kontakte auswählen. Auf E-Mails dieser Kontakte reagiert Outlook dann gemäß der von Ihnen festgesetzten Regeln. Sie können auch auf die Schaltfläche klicken, um aus dem Adressbuch zu wählen.
  • Gesendet an…: Hierdurch bestimmen Sie E-Mails, bei denen Sie einer der Adressaten sind, z.B. bei einer Verteilermail. Dabei können Sie auch festlegen, ob nur direkt an Sie gerichtete E-Mails unter die Sonderregeln fallen und/oder Kopien von E-Mails, die Ihnen zugestellt werden.
  • Betreff: Wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält (z.B. „Wichtig“), wird mit der entsprechenden Mail gemäß Ihrer Sonderregel verfahren.
  • Nachrichtentext: Für Fälle, in denen der Nachrichtentext bestimmte Wortfolgen aufweist (z. B. „dringende Antwort“ oder den Namen eines besonders wichtigen Projekts), können Sie ebenfalls Sonderregel bestimmen.

Als Aktionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

  • Hinweisen mit: Über diese Option legen Sie fest, dass bestimmte Ihrer Antwort-Mails einen zusätzlichen Hinweistext erhalten. Auch die Aktivierung eines Soundeffekts ist möglich.
  • Löschen: E-Mails, die Ihre zuvor festgelegten Kriterien erfüllen, werden bei Auswahl dieser Aktion einfach gelöscht.
  • Verschieben in: Hiermit können Sie die E-Mails komplett in einen anderen Ordner verschieben lassen. Das ist praktisch, wenn Sie bestimmte E-Mails sammeln möchten.
  • Kopieren in: Es wird eine Kopie der betreffenden Mail in einen zuvor festgelegten Ordner abgelegt – allerdings bleibt die E-Mail im normalen Posteingang erhalten.
  • Weiterleiten: Die entsprechenden E-Mails werden an eine andere Adresse weitergeleitet, z. B. Ihre Privatadresse. Unter „Methode“ haben Sie die Wahl zwischen drei Anzeigeoptionen (Standard, Original, Anlage).
  • Antworten mit: Hiermit lässt sich eine individuelle Abwesenheitsnotiz für bestimmte E-Mails einrichten. Den Text dafür erstellen Sie wie eine E-Mail in einem neuen Dialogfenster.
  • Benutzerdefiniert: Hiermit können Sie eigens implementierte Vorlagen laden. Das ist eher für Experten gedacht.

Oben rechts unter „Erweitert…“ finden Sie noch speziellere Regeln.

Diese Sonderfunktionen ermöglichen Ihnen folgende Einstellungen:

  • Größe: Hiermit lassen sich E-Mails nach Dateigröße filtern. Damit können Sie z. B. verhindern, dass Sie zu große E-Mails empfangen – beispielsweise, wenn Sie im entsprechenden Zeitraum nur über das Mobile-Netz Ihre Mails abrufen.
  • Erhalten: Hier legen Sie einen Zeitraum fest: E-Mails, die in diesen Zeitraum fallen, werden ausgesondert.
  • Außerdem können Sie Parameter für Wichtigkeit und Vertraulichkeit festlegen.
  • Sie können Sonderregeln für ungelesene E-Mails und E-Mails mit Anhängen bestimmen.
  • Setzen Sie einen Haken bei „Nur Elemente, die den ausgewählten Bedingungen nicht entsprechen“, können Sie Ihre kompletten Bedingungen umkehren. Wenn Sie z.B. vorher einen Kontakt unter „Von…“ auswählen und diese Funktion einschalten, bezieht sich die Gesamtregel dann auf alle Kontakte außer der gewählten Person.
  • Außerdem können Sie sich Eigenschaften von eingespeicherten Formularen und Dokumenten ausgeben lassen. Auch diese Option ist eher für Experten vorgesehen.

Haben Sie Ihre Regel definiert, erscheint sie in der Übersicht.

Über diese Liste lassen sich bequem Regeln ein- und ausschalten und bearbeiten. Im obigen Beispiel haben wir eine Sonderregel für unseren Chef erstellt. Dessen E-Mails sollen auf ein privates E-Mail-Konto weitergeleitet werden, damit wir in dringenden Fällen für den Vorgesetzten erreichbar sind. Alle anderen Kontakte bekommen eine von zwei Abwesenheitsnotizen – welche sie erhalten, hängt davon ab, ob es sich um Firmenkollegen oder externe Kontakte handelt. Haben Sie alle Regeln festgelegt, werden diese mit einem Klick auf „OK“ gespeichert.

Tipp

Falls Sie keinen Zeitraum für Ihre Abwesenheit bestimmt haben: Denken Sie daran, die automatische Antwort zu deaktivieren, sobald Sie wieder erreichbar sind.


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